Posts

ITIL

/0 Comments/in /by

چارچوب ITIL مجموعه ای از به روشهای (Best Practice) مرتبط با مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) است. مدیریت خدمات فناوری اطلاعات به چرخه ای اطلاق میشود که از شناسایی نیاز مشتری آغاز شده و تا مرتفع ساختن آن نیاز در قالب ارائه خدمات فناوری اطلاعات ادامه دارد. در حدود سی سال پیش، جمعی از متخصصان و خبرگان این حوزه گرد هم آمدند تا با جمع آوری مجموعه کاملی از بهروشهای موثر در بهبود ارائه خدمات فناوری اطلاعات گامی در راستای کمک به این صنعت نوظهور بردارند. نتیجه فعالیت این جمع در طی این سالها چندین نسخه از چارچوبی تحت عنوان ITIL یا همان Information Technology Infrastructure Library بوده است. این چارچوب با ارائه مجموعه­ای از فرآیندها در کنار پیشنهاداتی برای واحدهای سازمانی سعی داشته است تا در ارائه کارآمد و اثربخش خدمات، نقشی موثر داشته باشد.

در تمامی سازمانها و بخشهای مختلف سازمانی، طراحی و پیاده سازی فرآیندهای استانداردسازی شده، نقش مهمی را در کیفیت ارائه خدمات آن بخش و یا سازمان ایفا می­کند. طراحی و مستندسازی یک فرآیند کمک میکند تا کلیه کارکنان درگیر در آن، فارغ از سلایق شخصی و ترجیحات خود، با پیگیری مجموعه اقدامات از پیش تعریف شده در روشهای اجرایی و مستندات مربوطه، بطور یکسان به ایفای نقش پرداخته و نتیجه نهایی نیز با کیفیت مطلوب و مورد انتظار در اختیار مخاطب قرار گیرد. همچنین دنبال کردن یک فرآیندِ واحد توسط افراد مختلف در سازمان، امکان پایش و کنترل کیفیت فعالیتهارا تسهیل کرده و اقدامات مدیریتی مورد نیاز در این رابطه را نیز شفافتر خواهد کرد. مؤلفان چارچوب ITIL با بررسی فعالیتهای رایج در واحدهای فناوری اطلاعات و تحلیل اقدامات مورد نیاز در راستای ارائه خدمات با کیفیت، مجموعه­ای از فرآیندها را همراه با توصیه­هایی کارآمد در رابطه با هریک از آنها، به مخاطبان این چارچوب ارائه نموده اند. مجموعه این فرآیندها در 5 مرحله (یا فاز) تقسیم­بندی و تحت عنوان چرخه عمر خدمت (Service Lifecycle) معرفی شده اند. این 5 مرحله عبارتند از:

فازهای ITIL
فازهای ITIL
  • استراتژی خدمت (Service Strategy)

هدف از این مرحله پاسخ به پرسشها و ابهامات نظیر چرایی ارائه خدمت است. اینکه مخاطبان و استفاده کنندگان این خدمت چه افرادی هستند و استفاده از آن چه ارزشی را برای آنها ایجاد خواهد نمود.

  • طراحی خدمت (Service Design)

در مرحله طراحی میکوشیم تا با استفاده از دانش فنی کارشناسان و تجربیات قبلی، جنبه های مختلف یک خدمت را بر اساس تحلیلها و تصمیمات اخذ شده در مرحله قبلی، مورد برنامه ریزی و طراحی قرار دهیم. جنبه هایی نظیر امنیت، ظرفیت، دسترس پذیری، استمرار، تامین کنندگان و … در این مرحله مورد توجه و طراحی قرار خواهند گرفت.

  • انتقال خدمت (Service Transition)

این مرحله با استفاده از طراحی صورت گرفته در مرحله قبل، خدمت را به سمت اجرایی شدن سوق میدهد. در این مرحله فعالیتهایی نظیر مدیریت تغییرات، مدیریت دانش، مدیریت پروژه و … از اقدامات اصلی محسوب شده و در معرفی موفق یک خدمت جدید نقشی به سزا خواهند داشت.

  • عملیات خدمت (Service Operation)

پس از معرفی خدمت به محیط عملیاتی، اکنون زمان پشتیبانی آن فرارسیده است. چارچوب ITIL با معرفی 5 فرآیند در این مرحله، کلیه جوانب ممکن در پشتیبانی و نگهداری روزمره یک خدمت فناورانه را مورد توجه و پوشش قرار داده است. فرآیندهایی نظیر مدیریت درخواستها، مدیریت حوادث، مدیریت مشکلات و … از مجموعه فرآیندهای این مرحله محسوب میشوند.

  • بهبود مستمر خدمت (Continual Service Improvement)

از آنجایی که فضای اطراف ما و نیازهای استفاده کنندگان از خدمات همواره در حال تغییر است لذا، وجود نظامی جهت پاسخگویی به این تغییرات الزامی خواهد بود. چارچوب ITIL با پیش بینی این مرحله سعی کرده تا ضرورت وجود مجموعه­ای از فعالیتها را جهت بروزرسانی و بهبود خدمات در حال ارائه توسط سازمانها و ارائه کنندگان خدمات را یادآور شود.

فرآیندهای ITIL کدامند؟

در تعاریف پایه ای، واژه فرآیند به مجموعه ای از فعالیتها که با ساختاری مشخص در کنار هم چیده شده اند و با دریافت یک یا چند ورودی مشخص آنها را به خروجی مشخص تبدیل کرده و نتیجه را در اختیار مشتری (یا همان مخاطب) آن قرار می­دهد اطلاق میشود. در این بخش به معرفی برخی از پرکاربردترین فرآیندهای معرفی شده در چارچوب ITIL میپردازیم. باید توجه داشت که شرکتها و سازمانهای مختلف با توجه به وجود تفاوت در سطح بلوغ سازمانی و فرآیندیِ خود میبایست فرآیندهایی را متناسب با نیازها و اولویتهای سازمانی خود جهت استقرار در سازمان انتخاب کنند و ضرورتی مبنی بر استقرار یکباره از کلیه فرآیندهای ITIL وجود ندارد. در انتخاب فرآیندها باید این نکته را نیز در نظر داشت که بسیاری از فرآیندها در کنار فرآیندِ دیگری دارای اثربخشی بوده و به تنهایی نمیتوانند کارآیی لازم را داشته باشند. در ادامه به معرفی مختصری از فرآیندهای رایج و پرکاربرد در این چارچوب میپردازیم.

  • مدیریت حوادث

مدیریت حوادث (Incident Management) می­کوشد تا با برقراری یک نظام استانداردسازی شده جهت گزارش دهی، ثبت، پیگیری و رفع حوادث بوجود آماده، وقفه های برنامه ریزی نشده در ارائه خدمات را به حداقل رسانده و آنها را در کوتاه­ترین زمان ممکن برطرف نماید. این فرآیند یکی از پرکاربردترین فرآیندها در بین مجموعه فعالیتهای روزمره واحدهای فناوری اطلاعات است. طراحی و استقرار بهینه این فرآیند در سطح سازمان میتواند تاثیر شگرفی در بهبود کیفیت خدمت رسانی به ذینفعان خدمات فناوری اطلاعات ایجاد نماید.

  • مدیریت مشکلات

مدیریت مشکلات (Problem Management) را میتوان به عنوان مکمل فرآیند مدیریت حوادث معرفی کرد به این نحو که در بسیاری از موارد، بروز حوادث ناشی از وجود مشکلی است که در آن مرحله ناشناخته بوده و نیازمند بررسیهای عمیقتر و با در نظر گرفتن جزئیات بیشتر فنی است. لذا استقرار این فرآیند در سازمان به شناسایی اصولی مشکلات و عوامل بروز حوادث خواهد انجامید.

  • مدیریت سطح خدمت

یکی از چالشهای رایج در تعاملات بین ارائه کنندگان خدمات و استفاده کنندگان از آنها، عدم شفافیت در سطوح کمی و کیفی این خدمات است. راهکار اصولی جهت فائق آمدن بر این چالش طراحی، مذاکره و توافق بر سر سطوح کیفی و کمی مورد نظر طرفین است. نتیجه این توافقات در سندی تحت عنوان توافقنامه سطح خدمت یا همان SLA (Service Level Agreement) مستند خواهد شد. البته باید توجه داشت که دامنه توافقات ارائه کننده خدمات گسترده­تر از توافق با استفاده کنندگان است، بلکه توافق با تیمهای داخلی و حتی تامین کنندگان و پیمانکاران بیرونی را هم شامل میشود. استقرار این فرآیند و مجموعه خروجیهای آن در سازمان را میتوان ستون فقرات مدیریت خدمات فناوری اطلاعات در سازمان در نظر گرفت.

  • مدیریت تغییرات

از آنجایی که همواره نیاز به تغییر در سطح سازمان روی میدهد لذا وجود یک روش واحد جهت دریافت نیازها، بررسی آنها و کنترل کامل مراحل اعمال آن تغییر یکی از اصول اولیه مدیریت محسوب میگردد. شما پس از راه اندازی کامل این فرآیند در سازمان میتوانید از تحت کنترل بودن تغییرات اطمینان حاصل کرده و دیگر نگران طبعات ناشی از تغییرات غیر مجاز و بررسی نشده نباشید.

  • مدیریت نشر و استقرار

همواره پس از اعمال تغییرات در محیط های توسعه ای (Development Environments) به منظور اصلاح مشکلات و یا افزودن قابلیتهای جدید، نیازمند انتشار و استقرار نتیجه و یا محصول جدید تحت عنوان نسخه­ای جدید در محیط واقعی و عملیاتی (Production Environments) هستیم. نظام­مند شدن امورِ مربوط به برنامه ریزی، هماهنگی و اجرای فعالیتهای مورد نیاز در این رابطه را میتوان هدف اصلی طراحی و پیاده سازی این فرآیند در سازمانها دانست.

  • رسیدگی به درخواستها

یکی از فعالیتهای روزمره در فضای فناوری اطلاعات، رسیدگی به درخواستهای متنوع استفاده کننده از خدمات است. با طراحی و استقرار یک فرآیند بهینه و متمرکز در سطح سازمان جهت دریافت، ثبت و رسیدگی به این درخواستها میتوانید از جلب رضایت مشتریان و همچنین بهره­وری در بین تیم فناوری اطلاعات اطمینان حاصل کنید.

  • مدیریت داراییها و پیکربندی

در چارچوب ITIL تاکید ویژه ای برروی مدیریت داراییها و تجهیزات تحت کنترل فناوری اطلاعات شده است. این مدیریت از تشکیل یک پایگاه داده (CMDB) جهت ثبت اطلاعات مربوط به تجهیزات و داراییها و همچنین پیکربندی هریک از آنها آغاز شده و با فعالیتهای مربوط با پایش وضعیت تجهیزات، کنترل و نظارت برروی تغییرات آنها و ممیزی های دوره ای دنبال میشود.

  • مدیریت دانش

در عموم سازمانها دانش به عنوان یکی از داراییهای استراتژیک و و البته ناملموس مورد توجه قرار گرفته و در نتیجه مدیریت آن نیز حائز اهمیت خواهد بود. سازمانهایی که توانسته اند مدیریت دانش را در سطح سازمان نهادینه کنند بطور حتم با بهره­وری بالاتری در حال فعالیت هستند از انجام دوباره­کاری و تکرار خطاهای گذشته اجتناب خواهند نمود. با توجه به تنوع فعالیتها و تخصصهای حوزه فناوری اطلاعات توجه به امر مدیریت دانش تاثیر بسزایی در خروجی و نوع عملکرد واحدهای این حوزه خواهد داشت.

  • مدیریت امنیت اطلاعات

محافظت از اطلاعات، ارتباطات و کلیه داراییهای با اهمیت در فضای فناوری اطلاعات مستلزم بذل توجه ویژه به مقوله امنیت است. در چارچوب ITIL بطور خاص فرآیندی به این منظور در نظر گرفته شده تا سازمان را در این حوزه یاری کند. استقرار این فرآیند در سازمان کمک میکند تا کلیه اقدامات و فعالیتهای تاثیر گذار در حوزه فناوری اطلاعات از جنبه امنیتی نیز مورد بررسی و تایید قرار گیرند. تدوین مجموعه دستورالعملها و سیاستگذاری مورد نیاز در حوزه امنیت اطلاعات نیز از دستاوردهای طراحی و پیاده سازی این فرآیند در سازمانهاست.

  • مدیریت دسترس پذیری

یکی دیگر از نیازمندیها در رابطه با خدمات کلیدی و حیاتی فناوری اطلاعات توجه به مقوله دسترس پذیری (Availability) آنهاست. بطور مثال چنانچه شما نیاز داشته باشید تا یک خدمت در تمامی ساعات شبانه روز و تمامی روزهای هفته و سال و یا به اصطلاح 24*7*365 در دسترس باشد، میبایست طراحی لازم را بطور ویژه در این زمینه مورد توجه قرار دهید. همچنین لازم است تا پس از طراحی و استقرار خدمت، اقدامات مربوط به پایش میزان در دسترس بودن خدمت و همچنین ریشه یابی عواملی که باعث ایجاد وقفه در ارائه خدمت شده­اند نیز از دیگر اقداماتی است که میبایست مورد توجه قرار گیرد. اجرای این فرآیند میتواند پاسخگوی این توقعات باشد.

  • مدیریت استمرار خدمات فناوری اطلاعات

استمرار در فعالیتهای کسب و کار امری اجتناب ناپذیر است و در نتیجه شناسایی و کنترل عوامل و تهدیداتی که ممکن است باعث بروز وقفه در فعالیتهای کسب و کار شوند جزو اصول مورد توجه در این حوزه است. از آنجاییکه در عموم سازمانها بروز وقفه در خدمات فناوری اطلاعات، خود باعث بروز وقفه در فعالیتهای کسب و کار میشود، لذا در چارچوب ITIL بطور خاص فرآیندی جهت توجه به این مقوله در نظر گرفته شده است. نتیجه به اجرا درآوردن این فرآیند در سطح سازمان، شناسایی، تحلیل و کنترل ریسکهایی است که ممکن است باعث بروز وقفه در ارائه خدمات فناوری اطلاعات شوند (ریسکهایی مانند بحرانهای طبیعی سیل، زلزله، آتشسوزی و یا ریسکهای محیطی مانند آتشسوزی، قطع برق و بسیاری موارد دیگر در این رابطه مورد توجه قرار خواهند گرفت).

  • مدیریت رویداد

توجه به وضعیت اجزاء و تجهیزات حیاتی و تاثیر گذار در ارائه خدمات یکی از اصول اولیه جهت حفظ پایداری خدمت و ارائه آن همراه با کیفیتی مطلوب است. فرآیند مدیریت رویداد (Event Management) تلاش دارد تا کلیه تغییر وضعیتهای مهم در سیستمها، زیرسیستمها و تجهیزات موثر را مورد پایش قرار داده و در صورت بروز هرگونه حادثه در کوتاهترین زمان ممکن، مسئولان ذیربط را مطلع کند، حتی قبل از آنکه استفاده کنندگان از خدمات خود از بروز مشکل مطلع شوند.

  • مدیریت ظرفیت

تامین ظرفیت مورد نیاز جهت حفظ کیفیت خدمات همواره یکی از چالشهایی سازمانها بوده چرا که تامین ظرفیت بیشتر همواره با صرف هزینه های بیشتر نیز همراه است (مواردی مانند فضای ذخیره سازی، پهنای باند، ترافیک اینترنت، قدرت پردازش و … نمونه­هایی از ظرفیت مورد نیاز در سازمانهاست). از آنجاییکه همواره ظرفیت به هر میزان که تامین شود مورد استفاده نیز قرار خواهد گرفت، پس سازمان تمایل دارد تا همواره ظرفیت را در وضعیتی بهینه و با صرف حداقل هزینه ممکن حفظ نماید. هدف نهایی این فرآیند نیز حفظ شرایط مطلوب سازمان است که با تحلیل و برنامه ریزی و در نهایت تدوین سند “برنامه ظرفیت” سعی در تحقق آن دارد.

  • مدیریت سبد خدمات

برقراری توازن بین نیازهای کسب و کار از یکسو و خدمات درحال ارائه از سوی دیگر یکی از اصول اولیه در مدیریت خدمات فناوری اطلاعات است. فرآیند مدیریت سبد خدمات (Service Portfolio Management) در تلاش است تا با برقراری این توازن بتواند ضمن حفظ رضایتمندی مشتریان و استفاده کنندگان از خدمات، جایگاه اثربخش و کارآمد ارائه کننده خدمات را نیز تثبیت نماید.

  • مدیریت مالی

در بسیاری از سازمانها هزینه های مرتبط با واحد فناوری اطلاعات درصد بسیار ناچیزی از هزینه های جاری سازمان را به خود تخصیص میدهد و همین امر باعث شده که در بسیاری از مواقع توجه به مدیریت مالی در واحدهای فناوری اطلاعات از اهمیت بسیار پایینی برخوردار شود. در چارچوب ITIL توجه به این فرآیند نیز مورد تاکید قرار گرفته و توصیه شده است که حتی ارائه کنندگان خدمات درون سازمانی نیز به فعالیتهایی نظیر مدیریت بودجه، حسابداری و صدور صورتحساب برای استفاده کنندگان از خدمات توجه داشته باشند.

شاخصهای عملکردی و نقش ITIL در اندازه ­گیری و پایش آنها

همواره یکی از اولین اصول مدیریتِ یک تیم یا سازمان، تعریف مجموعه ای از شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) در حوزه­های مختلف است. یکی از چالشهای مدیریتی در حوزه فناوری اطلاعات عدم شفافیت در اغلب امور و همچنین غیر قابل اندازه­گیری بودن فعالیتهاست. بطور معمول عامل چنین شرایطی، عدم وجود فرآیندهای استاندارد و جاری در سطح سازمان است. عدم وجود فرآیند به معنی عدم تولید داده­های مطلوب جهت پایش و اندازه­گیری است و نتیجه آن عدم امکان مدیریت صحیح و کارآمد بر سازمان است.

اولین و اصلیترین اقدام در راستای افزایش شفافیت و ایجاد قابلیت اندازه گیری در سازمان، طراحی و استقرار فرآیندهای مناسب با در نظر گرفتن شاخصهای مورد نظر جهت اندازه­ گیری است. چارچوب ITIL نیز با همین رویکرد به شما کمک میکند تا پس از استقرار فرآیندهای آن بتوانید مجموعه ای اثربخش از شاخصها و سنجه­ ها را متناسب با اولویتهای سازمانی خود تعریف کرده و آنها را تحت کنترل قرار دهید.

آغاز پایش و اندازه­گیری شاخصها همان نقطه شروع حرکت به سمت بهبود خدمات در حال ارائه است؛ چرا که پس از شفاف شدن شرایط، اکنون شما میتوانید به ریشه­یابی مشکلات پرداخته و در راستای رفع و بهبود اوضاع، مجموعه­ای از اقدامات اصلاحی را تعریف نموده و دنبال کنید.

بطور مثال توجه داشته باشید که تا قبل از استقرار مجموعه ای از فرآیندهای یکپارچه شما تحلیلی از تعداد تغییراتی که منجر به بروز حوادث و وقفه های ثانویه شده­اند را در اختیار نخواهید داشت. یا مثلا شما آماری از مجموعه تغییراتی که به دلیل عدم سازگاری با شرایط فضای عملیاتی به اجبار بازگردانده شده­اند هم نخواهید داشت. همچنین شما نسبتی از مجموعه­ حوادثی که به ادعای کارشناسان پشتیبانی رفع و بسته شده اند اما با پیگیری مشتری مجددا باز شده اند نیز در اختیار ندارید. شما اطلاعی از میانگین عمر مفید تجهیزات و یا مثلا پُر ایراد ترین تجهیز خود که ممکن ترجیح بدهید آنرا کنار بگذارید ندارد. شما آمار شفافی از بهترین و یا بدترین عملکرد در بین کارشناسان پشتیبانی و فنی خود نیز جهت استفاده در موارد نیاز نخواهید داشت. این نمونه ها و بسیاری موارد دیگر میتوانند به عنوان ابزاری در اختیار شما جهت مدیریت بهتر و  اثربخش­تر مجموعه تحت مدیریت شما باشند، چنانچه مجموعه­ای از فرآیندهای بهینه و کارآمد را نیز برای تامین داده­های و اطلاعات مورد نیاز در سطح سازمان مستقر نموده باشید.

کاربرد کلی ITIL در سازمان

باید توجه داشت که هدف از استقرار یک چارچوب و یا استاندارد در سطح سازمان کمک به رفع برخی مشکلات و بهبود در عملکرد کلی سازمان است. استقرار چارچوب ITIL در سازمانها نیز از این قاعده مستثنی نبوده و درصدد رفع مشکلات رایج در حوزه فعالیتهای مرتبط با خدمات فناوری اطلاعات در سازمان هاست. برخی از چالشهای رایج در عموم سازمانها را میتوان در لیست زیر مشاهده کرد:

  • عدم شفافیت در خدمات قابل ارائه
  • عدم همسویی خدمات فناوری اطلاعات با نیازهای کسب و کار
  • عدم نظارت و کنترل مناسب برروی تغییرات و در نتیجه ایجاد تبعات جانبی پس از اعمال تغییرات
  • نارضایتی عمومی مشتریان و ذینفعان از خدمات پشتیبانی
  • بهره­وری پایین تیمهای پشتیبانی و فنی به دلیل انجام دوباره­کاریهای متعدد، عدم ثبت دانش و بسیاری موارد دیگر
  • عدم شفافیت در توقعات طرفین، ارائه کننده و استفاده کننده خدمات
  • عدم مدیریت بهینه منابع سازمانی (تجهیزات، نیروی انسانی، زمان و …)
  • عدم امکان برنامه ریزی اثربخش به دلیل نبود شواهد و مستندات قابل استناد از تجربیات مشابه قبلی
  • بروز حوادث تکراری و ایجاد وقفه های مکرر در ارائه خدمات

فرآیندهای موجود در این چارچوب تماما پس از شناسایی چالشهای رایج در سازمانها شکل گرفته اند و مجموعه توصیه­های مندرج در آن نیز به منظور مرتفع کردن این مشکلات مطرح شده اند. پس میتوان در نظر داشت که استقرار صحیح و اصولی این فرآیندها در سازمان میتواند راهکاری برای برطرف کردن دغدغه های مدیران و آغاز حرکت در مسیر بهبود عملکرد افراد و افزایش کیفیت خدمات درحال ارائه باشد.

یک پروژه ITIL چگونه شکل میگیرد و چگونه انجام میشود؟

تعریف یک پروژه، مستقل از عنوان آن بطور معمول به عنوان راهکاری جهت پاسخگویی و رفع مجموعه ای از مشکلات سازمانی خواهد بود؛ پس جهت تعریف شفاف و اصولی یک پروژه میبایست در گام نخست چالشها و مشکلاتی را که توقع داریم با انجام این پروژه مرتفع کنیم، لیست کنیم. سپس اجزاء تشکیل دهنده پروژه و دامنه در نظر گرفته شده برای آنرا با این مشکلات تطابق داده و اطمینان حاصل کنیم که این اجزاء از کفایت لازم برای حصول نتیجه مورد نظر برخوردار هستند. حال، چنانچه پروژه مورد نظر را یک پروژه ITIL در نظر بگیریم، انتخاب مجموعه فرآیندهای مورد نظر جهت قرار گرفتن در دامنه پروژه از همین قاعده تبعیت میکند؛ به این معنی که گنجاندن هر فرآیند در دامنه پروژه می­بایست متناظر با در نظر گرفتن یک یا چند مشکل شفاف جهت برطرف شدن در این پروژه باشد.

از سوی دیگر باید توجه داشته باشید که ممکن است سازمان با مجموعه زیادی از مشکلات و دغدغه­های سازمانی مواجه باشد که اتفاقا به نظر میرسد استقرار ITIL میتواند پاسخی برای تمامی این مشکلات و دغدغه­ها باشد، اما تعریف یک پروژه واحد و در نتیجه بسیار بزرگ و پیچیده جهت رفع مجموعه گسترده­ای از مشکلات خود به معضلی جدید تبدیل شده و نتیجه مطلوب را برای سازمان به همراه نخواهد داشت. لذا توصیه خبرگان این حوزه، تعریف و برنامه ریزی برای اجرای مجموعه­ای از پروژه­های کوتاه مدت و تمرکز بر رفع مشکلات سازمانی بر اساس اولویتهای داخلی آنهاست. طول مطلوب چنین پروژه­هایی میتواند بین
3 تا 6 ماه متغییر باشد.

پروژه­های ITIL بطور معمول از سه بُعد کلیدی تشکیل شده و در طول اجرای پروژه باید مورد توجه قرار گیرند. بعد اول همان نیروی انسانی سازمان است. چه افراد شاغل در بخشهای فناوری اطلاعات و چه استفاده کنندگان خدمات فناوری اطلاعات نیازمند همسویی با این پروژه هستند؛ پس لازم است تا برای ایجاد همسویی آنها با پروژه اقدامات مشخصی نظیر آموزش، اطلاع­رسانی، جلسات توجیهی و … انجام پذیرد. بعد دوم طراحی و مستندسازی فرآیندهای انتخاب شده در محدوده پروژه است. در این رابطه سازمان با کمک مشاوران خود سعی خواهد کرد تا بهینه­ترین و کارآمدترین فرآیندها را بر اساس توصیه­ها و الزامات ITIL همسو با اولویتها و نیازهای سازمان خود طراحی و مستند کند. اما بعد سوم که در موفقیت و یا شکست پروژه نیز نقش بسزایی دارد همان بُعد ابزار است. توجه داشته باشید که بخش اعظم اثربخشی فرآیندهای طراحی شده و همسویی پرسنل سازمان مستلزم استقرار ابزاری کارآمد و سازگار با مفاهیم ITIL است.

منبع: http://rayzansamaneh.com

اهداف راهبردی سیستم های اطلاعاتی در کسب و کار

/0 Comments/in /by

چرا امروزه استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای سازمان ها حیاتی است؟ شرکت ها به چه منظوری در سیستم ها و فن آوری های اطلاعاتی سرمایه گذاری می کنند؟ بر اساس تحقیقی، بیش از 23 ملیون مدیر و 113 ملیون کارمند در کشور آمریکا، برای انجام شغل روزانه ی خود به سیستم های اطلاعاتی وابسته هستند. به علاوه، ادامه ی کار برخی بخش های اقتصادی بدون سرمایه گذاری های کلان در این سیستم ها اساساً قابل تصور نیست، به گونه ای که شرکت های فعال در تجارت الکترونیک مانند آمازون و گوگل بدون این سیستم ها قابل تصور نخواهند بود. شرکت های خدماتی در بخش های بانکداری، بیمه، معاملات املاک و حتی بخش هایی مانند خدمات مسافرتی، آموزش و بهداشت و درمان بدون سیستم های اطلاعاتی قادر به فعالیت نخواهند بود. فروشگاه های خرده فروشی مانند وال مارت و تولیدکنندگانی مانند جنرال موتورز برای بقا و رشد خود به سیستم های اطلاعاتی نیازمندند. درست مانند قرن بیستم که کسب و کارها احتیاج به ساختمان های بزرگ و مجهز به آسانسور، خطوط تلفن، کمد های بزرگ بایگانی و غیره داشتند، فن آوری اطلاعات نیز شالوده و پایه ی کسب و کار در قرن بیست و یکم را تشکیل می دهد. مطلب پیش رو با آوردن مثال هایی از دنیای واقعی، به بررسی این موضوع می پردازد که شرکت ها چه هدفی از سرمایه گذاری در سیستم های اطلاعاتی دارند و این سیستم ها چه قابلیت هایی در سازمان ایجاد می کنند؟

اصولاً میان توانایی یک شرکت در استفاده از فن آوری اطلاعات و توانایی آن در اجرای راهبردهای سازمان و تحقق اهداف تجاری، وابستگی (interdependence) به خصوصی وجود دارد. آنچه یک کسب و کار در پنج سال آینده انجام خواهد داد، به این وابسته است که سیستم های آن از چه قابلیت هایی برخوردار هستند و خواهند بود. افزایش دادن سهم یک شرکت در بازار، تبدیل شدن به تولیدکننده ی نمونه به لحاظ کیفیت بهتر و یا قیمت کمتر، بسط و توسعه ی محصولات جدید، افزایش بهره وری کارکنان و غیره، به طور روزافزونی به نوع و کیفیت سیستم های اطلاعاتی در سازمان متکی خواهند بود.

شرکت ها به طور خاص برای تحقق شش هدف راهبردی در سیستم های اطلاعاتی سرمایه گذاری می کنند: برتری در عملیات (operational excellence)، توسعه ی محصولات و خدمات جدید، ارتباط بهتر با مشریان و تأمین کنندگان (customer and supplier intimacy)، تصمیم سازی بهتر، مزیت رقابتی (competetive advantage)، و بقای سازمان (survival).

1. برتری در عملیات

کسب و کارها به طور طبیعی خواهان افزایش بازدهی (efficiency) عملیات خود و در نتیجه بالابردن سوددهی (profitability) هستند. سیستم ها و فن آوری های اطلاعاتی مهمترین ابزار در دسترس مدیران برای رسیدن به بازدهی و بهره وری بالاتر در عملیات مختلف سازمان هستند، به خصوص اگر با تغییراتی در روش های کاری و مدیریتی همراه شوند.

وال مارت، بزرگترین فروشگاه خرده فروشی جهان، مثال خوبی از قدرت و سرعت سیستم های اطلاعاتی برای رسیدن به برتری عملیاتی در سطح جهانی را به نمایش می گذارد. در سال 2007، وال مارت به فروش تقریبی 379 میلیارد دلار دست پیدا کرد، رقمی که معادل ده درصد از کل بازار خرده فروشی در ایالات متحده است. از جمله عوامل این موفقیت، استفاده از سیستم RetailLink بود که تأمین کنندگان وال مارت را از طریق یک شبکه با تمام شعب فروشگاه مرتبط می سازد. به این ترتیب، هر بار که مشتری محصولی را از یکی از فروشگاه ها می خرد، تأمین کننده ی آن محصول مطلع می شود تا محموله ی بعدی را به موقع و به اندازه ی کافی به آن فروشگاه بفرستد و اصطلاحاً قفسه ها را پر کند. با این روش، وال مارت موفق شده است به طور متوسط از هر متر مربع فضای فروشگاهی، 28 دلار درآمد فروش کسب کند که یک رکورد جهانی محسوب می شود.

2. محصولات، خدمات و مدل های جدید کسب و کار

سیستم های اطلاعاتی نه تنها شرکت ها را در طراحی و ساخت محصولات جدید پشتیبانی می کنند، بلکه مدل های کسب و کار کاملاً جدیدی را پیش روی آنها قرار می دهند. یک مدل کسب و کار، نحوه ی تولید و فروش کالا یا خدمات یک شرکت را تعریف کرده و نحوه ی خلق ثروت از این طریق را توضیح می دهد.

به عنوان مثال، صنعت موسیقی نسبت به ده سال پیش بسیار دگرگون شده است. شرکت اپل توزیع سنتی صفحه ها، کاست ها و سی دی های موسیقی را به شکلی آنلاین، قانونی و سریع درآورده است. اپل با راه اندازی فروشگاه آیتیونز (iTunes) از سال 2003، انواع محتوای سرگرمی اعم از موسیقی، فیلم، سریال های تلویزیونی، بازی، کتاب های الکترونیکی، پادکست و نرم افزار (app) را بر پایه ی فن آوری آی پاد (iPod) به مخاطبان عرضه می کند. اپل با سهمی معادل 70درصد بازار، بزرگترین فروشنده ی موسیقی به صورت قانونی در جهان محسوب می شود که تا فوریه ی سال 2010، ده میلیارد فایل موسیقی از آن دانلود شده است.

3. ارتباط بهتر با مشتریان و تأمین کنندگان

وقتی خدمات خوبی به مشتریان ارائه شود، آنها نیز معمولاً از طریق خرید بیشتر پاسخ می گویند که برای خدمات دهنده به معنای فروش و سود بیشتر خواهد بود. در مورد تأمین کنندگان نیز همین رویه وجود دارد: هر چه بیشتر با آنها همکاری شود و در فرآیندها شرکت داده شوند، آنها هم بهتر خواهند توانست نیازهای سازمان را برآورده سازند. این نوع همکاری با تأمین کنندگان، هزینه های سازمان را کاهش می دهد. اینکه مدیران یک کسب و کار چگونه مشتریان و تأمین کنندگان خود را به درستی شناسایی و مدیریت کنند، مسأله ای حیاتی برای کسب و کارهایی با میلیون ها مشتری آنلاین و غیر آنلاین است.

یک مثال خوب در این زمینه، مجموعه هتل های Mandarian Oriental در نیویورک است. این هتل ها علایق و ترجیحات مشتریان را ثبت و ضبط می کنند. مثلاً دمای اتاقی که مسافران ترجیح می دهند، ساعت ورود (check-in)، شماره تلفن هایی که مشتری با آنها تماس گرفته، شبکه های تلویزیونی مورد علاقه و غیره را در یک بانک اطلاعاتی بزرگ ذخیره می کنند. اتاق ها از طریق شبکه ای به یک کامپیوتر مرکزی متصل هستند و می توانند از راه دور کنترل شوند. وقتی مشتری به یکی از این هتل ها وارد می شود، این سیستم به طور خودکار وضعیت اتاق را بر اساس پروفایل مشتری تنظیم می کند: دمای اتاق، روشنایی اتاق و حتی موسیقی مورد علاقه ی مشتری را برای او مهیا می کند. همچنین با تحلیل داده های مشتریان، بهترین و سودآورترین آنها را انتخاب کرده و بهترین راه های بازاریابی را بر اساس علایق آنها پیدا می کنند.

4. تصمیم سازی بهتر

بسیاری از مدیران، از نظر اطلاعاتی در فضایی مه آلود به سر می برند و هیچگاه برای اتخاذ تصمیم صحیح، تمام اطلاعات مورد نیاز را در دسترس ندارند. در عوض، مجبورند که به پیش بینی، گمانه زنی و اقبال خود متکی باشند. نتیجه ی آن، تولید کمتر یا بیشتر از مقدار لازم از کالا و خدمات، تخصیص نادرست منابع و عدم واکنش به موقع به بازار است. بازدهی ضعیف در تصمیم سازی مدیران، موجب بالارفتن هزینه ها و از دست دادن مشتریان و فرصت ها خواهد شد. در یک دهه ی اخیر، سیستم ها و فن آوری های اطلاعاتی داده ها را به صورت بی درنگ (real-time) در اختیار مدیران قرار داده اند تا بتوانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.

امروزه برخی مدیران از نوعی پرتال های تحت وب استفاده می کنند که به طور لحظه ای و خودکار، داده ها را از سیستم های اطلاعاتی مختلف در سازمان جمع آوری کرده و در یک صفحه (اصطلاحاً داشبورد) نمایش می دهند. با هر بار مشاهده ی داشبورد، مدیران می توانند یک دید کلی از عملکرد بخش های مختلف سازمان بدست آورند. داشبوردهایی که اطلاعات را به صورت گرافیکی دسته بندی کرده و نمایش می دهند، مدیران را به سرعت متوجه نقاط ضعف و قوت سازمان کرده و آنها را در تصمیم سازی صحیح پشتیبانی می کنند.

5. مزیت رقابتی

اگر شرکت ها به حداقل یکی از اهداف بالا (برتری در عملیات، محصولات و خدمات جدید، ارتباط بهتر با مشتریان و تأمین کنندگان و تصمیم سازی بهتر) دست پیدا کنند، در واقع یک نوع مزیت رقابتی بدست آورده اند. ارائه ی خدماتی بهتر از خدمات رقبا، فروش کالایی ارزان تر از دیگران و پاسخگویی بی درنگ به نیازهای مشتریان و تأمین کنندگان، مجموعاً فروش و سود بیشتر را دنبال خواهد داشت، سودی بیشتر از سایر رقبا.

شاید بهترین مثال برای شرکتی که تمام این ویژگی ها را کسب و تبدیل به مزیت رقابتی برای خود کرده است، شرکت تویوتا باشد. تویوتا با تکیه بر کیفیت و بهره وری بالا به یکی از بزرگترین خودروسازان جهان تبدیل شده است، به طوری که رقبا به زحمت با این سطح کیفی محصولات و بهره وری در تولید رقابت می کنند. سیستم افسانه ای و منحصر به فرد تولید در این شرکت (Toyota Production System, TPS) بر کاهش ضایعات در تولید، بهبود مستمر و بهینه سازی ارزش برای مشتریان (optimizing customer value) تمرکز دارد. سیستم های اطلاعاتی به تویوتا کمک می کنند تا TPS را اجرا کرده و دقیقاً خودروهایی را تولید کند که مشتریان سفارش داده اند.

6. بقای سازمان

یکی دیگر از انگیزه های سرمایه گذاری در سیستم ها و فن آوری های اطلاعاتی آنست که این سیستم ها اصولاً لازمه ی انجام کسب و کار هستند. گاهی این لازمه ها بر اثر تغییراتی در سطح یک صنعت پدید می آیند. به عنوان مثال، بعد از اینکه سی تی بانک (Citibank) برای خدمت دهی مناسب تر به مشتریان در سال 1977، دستگاه های خود پرداز خود را در نیویورک نصب کرد، دیگر بانک ها نیز به سرعت به فکر تهیه ی این دستگاه ها افتادند. امروزه تقریباً همه ی بانک ها این خدمات را به مشتریان خود عرضه می کنند و حتی سعی می کنند خودپردازهای خود را به سیستم های مشابه در دیگر بانک ها در سطح ملی و بین المللی متصل کنند. در واقع، ارائه ی خدمات خودپرداز به مشتریان، به یک لازمه در صنعت بانکداری تبدیل شده است.

گذشته از این، قوانین محلی و کشوری زیادی وجود دارند که شرکت ها و کارکنان آنها را ملزم می کنند تا اطلاعات مختلفی را تا مدت به خصوصی به صورت الکترونیکی ثبت و ضبط کنند. مثلاً در ایالات متحده، پیرامون تماس کارکنان با 75000 ماده ی شیمیایی و سمی، چارچوب مشخصی تعریف شده است که شرکت ها را ملزم می کند هر گونه تماس کارکنان با این مواد را مستند کرده و به مدت 30 سال بایگانی کنند. انواع قوانین مشابه در زمینه های بهداشت و درمان، امور مالی، آموزش و غیره، مسؤولیت های زیادی را متوجه شرکت ها جهت دخیره سازی اطلاعات و گزارش دهی می کند. شرکت ها نیز برای ایجاد ظرفیت لازم و پاسخگویی به این نیازها، به سیستم های اطلاعاتی روی می آورند تا حجم بزرگی از داده ها را دسته بندی و بایگانی کنند و هنگام نیاز، آنها را فرابخوانند.

منبع: احمد میرخانی به نقل از وبسایت http://www.myindustry.ir

هشت ویژگی محاسبات مالی طرح های توجیهی به کمک نرم افزار کامفار

/0 Comments/in /by

روش های متکی بر سرمایه گذاری، به عنوان یکی از اصلی ترین شیوه های توسعه اقتصادی در کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه پذیرفته شده است. در سال های اخیر به جهت کاهش ریسک پروژه های سرمایه گذاری و توجیه پذیری اقتصادی آن ها، تهیه طرح های توجیهی در طرح های فنی-اقتصادی، طرح های امکانسنجی و طرح های کسب و کار (BUSINESS PLAN) به عنوان یک الزام عملیاتی توسط سرمایه گذاران و مراجع ذیربط مورد توجه قرار گرفته است و مقررات، آیین نامه ها و استانداردهای خاصی نیز تدوین شده است. یکی از مهمترین مراجعی که در این خصوص اقدامات بسیار کلیدی انجام داده است، سازمان “یونیدو” (UNIDO)، سازمان توسعه صنعتی ملل متحد است که به عنوان یک بخش تخصصی سازمان ملل متحد، با هدف ارتقاء و تسریع توسعه صنعتی در کشورهای در حال توسعه یا اقتصادهای در حال گذار فعالیت می کند. سازمان یونیدو در سال 1979 جهت ایجاد یک استاندارد در تهیه طرح های توجیهی مالی و اقتصادی اقدام به طراحی و تهیه نرم افزار “کامفار” (COMFAR) نمود. مزیت های این برنامه به شرح ذیل می باشد:

  1. برنامه کامفار، مشاوران مالی تهیه طرح های توجیهی را قادر می سازد تا با کمک آن بتوانند اقدام به تهیه طرح های توجیهی استاندارد و مطابق با حداقل های کیفی یک طرح توجیهی نمایند. با توجه به اینکه تاکنون بیش از نیم میلیون نسخه از این نرم افزار در سطح جهان فروخته شده است، بسیاری از موسسات مالی معتبر، بانک ها و پژوهشکده ها، به تحلیل های مالی صورت گرفته توسط نرم افزار کامفار، به عنوان یک پیوست الزامی طرح های توجیهی می نگرند.
  2. یکی از ویژگی های بسیار خوب و کاربردی نرم افزار کامفار، انعطاف پذیری آن در خصوص پوشش طیف گسترده ای از حالت های مختلف طرح های توجیهی است؛ به نحوی که می تواند انواع طرح ها از جمله طرح های توسعه یا بازسازی، طرح های مشارکتی، طرح های توجیهی با توجه به رعایت مسایل زیست محیطی (صنعت سبز)، طرح های دارای پیوست ارزش های اجتماعی، طرح های دارای ارزش ایجاد اشتغال و … را بررسی و تحلیل نماید.
  3. یکی دیگر از مزیت های بالقوه نرم افزار کامفار، پشتیبانی از محاسبات چند ارزی است، به نحوی که می تواند محاسبات مالی را علاوه بر نرخ ارز مرجع با سایر ارزها نیز محاسبه نماید. این ویژگی خصوصا در حالت هایی که سرمایه گذاری خارجی قرار است صورت گیرد یا وام های ارزی اخذ شود یا در سرمایه گذاری های ثابت و یا در گردش طرح، نیاز به کالاها و خدمات ارزی وجود داشته باشد یا در هنگام فروش پروژه خریداران خارجی وجود داشته باشند، ذینفعان طرح را قادر می سازد تا آنالیز حساسیت چند ارزی داشته و دید چند جانبه و جامعتری از طرح کسب نمایند و خود را در قبال تغییرات ارزی بیمه کنند.
  4. از مزیت های دیگر این نرم افزار می توان به روش های مختلف آن در خصوص اعمال تورم و نرخ های افزایشی هزینه ها و درامدهای طرح اشاره نمود که مشاورین را قادر می سازد تا در بخش های مختلف، در صورت لزوم، نرخ های مختلفی را بکار ببرند و طرح با واقعیت های موجود تطابق بیشتری پیدا کند.
  5. محاسبه هزینه های استهلاک با روش های متفاوتی همچون روش های خطی، با ارزش اسقاط نهایی، افزایشی و تجمعی، در طرح هایی که در انتهای دوران مشارکت بایست تصمیم گیری های مدیریتی در خصوص دارایی ها صورت گیرد، شما را قادر می کند تا علی الخصوص در طرح های سرمایه گذاری خانواده BOT به شرط اموال منقول و یا غیرمنقول به راحتی هرچه بیشتر تصمیم گیری نمایید.
  6. استفاده از دوره های متفاوت سالانه، فصلی، ماهانه می تواند دقت محاسبات و تحلیل های مالی را تا حد بسیار زیادی افزایش داده و در شرایطی که نوسان در هزینه ها و درآمدهای حاصل از فروش زیاد بوده و یا دوره های روند محور(ترند) را شاهد باشیم، ریسک محاسبات مالی را تا حد زیادی کاهش می دهد.
  7. پوشش دهی به روش های متفاوت تامین مالی و اعمال هزینه های سربار هریک از روش ها، اعمال مالیات، تعرفه ها و سوبسیدها به تفکیک دوره های مالی و پشتیبانی از شیوه های متفاوت محاسبه نرخ سود وام های دریافتی، می تواند دقت دوچندانی را برای طرح های توجیهی به همراه داشته باشد.
  8. آنالیز حساسیت شاخص های مالی نظیر IRR، NPV بسته به حالت های مختلف درآمدی و هزینه ای در سناریوپردازی شرایط مختلف پیش رو هر کسب و کار می تواند به راحتی در آینده پژوهی طرح شما را هدایت و راهنمایی کند.

نویسنده: پویا نخجیرکان – متین عاشوری

قیمت دلار مطلوب دولت چند است؟

/0 Comments/in /by

تحریم های جدید در راه اقتصاد کشور است و با توجه به وابستگی زیاد کشور به درآمدهای نفتی لازم است تا اثرات احتمالی این تحریم ها بر روی نرخ دلار در نظر گرفته شود. در این یادداشت 7 سناریو در نظر گرفته شده است و اثرات احتمالی هریک نیز توضیح داده شده است.

  • سناریو 1:
  • کاهش حجم فروش نفت: حداکثر 30% (حد نوسان 10% تا 30%)
  • کشورهای تحریم کننده نفت: ژاپن، کره، امارات، تایوان، مالزی
  • اگر عربستان و روسیه بتوانند نفت خود را جایگزین ایران کنند: قیمت نفت در محدوده 70 تا 80 دلار
  • کف قیمت دلار: 7000 تومان
  • سناریو 2:
  • کاهش حجم فروش نفت: حداکثر 30% (حد نوسان 10% تا 30%)
  • کشورهای تحریم کننده نفت: ژاپن، کره، امارات، تایوان، مالزی
  • اگر عربستان و روسیه نتوانند نفت خود را جایگزین ایران کنند: قیمت نفت در محدوده 85 تا 100 دلار
  • کف قیمت دلار: 7000 تومان
  • سناریو 3:
  • کاهش حجم فروش نفت: حداکثر 45% (حد نوسان 30% تا 45%)
  • کشورهای تحریم کننده نفت: ژاپن، کره، امارات، تایوان، مالزی، یونان، فرانسه، ایتالیا
  • ریسک امنیت انرژی: متوسط
  • کمبود نفت ایران جبران شود اما در خاور میانه بحرانی ایجاد نشود: قیمت نفت بین 85 تا 90 دلار
  • کف قیمت دلار: 7000 تومان
  • سناریو 4:
  • کاهش حجم فروش نفت: حداکثر 45% (حد نوسان 30% تا 45%)
  • کشورهای تحریم کننده نفت: ژاپن، کره، امارات، تایوان، مالزی، یونان، فرانسه، ایتالیا
  • ریسک امنیت انرژی: متوسط
  • کمبود نفت ایران جبران شود و در خاور میانه بحران جدی ایجاد شود: قیمت نفت بین 100 تا 120 دلار
  • کف قیمت دلار: 7000 تومان
  • سناریو 5:
  • کاهش حجم فروش نفت: حداکثر 65% (حد نوسان 50% تا 65%)
  • کشورهای تحریم کننده نفت: ژاپن، کره، امارات، تایوان، مالزی، یونان، فرانسه، ایتالیا، هند
  • ریسک امنیت انرژی: بالا
  • منطقه خاورمیانه بحرانی اما جنگ رخ ندهد: قیمت نفت بین 100 تا 120 دلار
  • کف قیمت دلار: 10000 تومان
  • سناریو 6:
  • کاهش حجم فروش نفت: حداکثر 65% (حد نوسان 50% تا 65%)
  • کشورهای تحریم کننده نفت: ژاپن، کره، امارات، تایوان، مالزی، یونان، فرانسه، ایتالیا، هند
  • ریسک امنیت انرژی: بالا
  • منطقه خاورمیانه بحرانی و جنگ رخ دهد: قیمت نفت بین 120 تا 140 دلار
  • کف قیمت دلار: 8500 تومان
  • سناریو 7: (احتمال بسیار کم)
  • کاهش حجم فروش نفت: حداکثر 90% (حد نوسان 80% تا 90%)
  • کشورهای تحریم کننده نفت: ژاپن، کره، امارات، تایوان، مالزی، یونان، فرانسه، ایتالیا، هند، چین
  • ریسک امنیت انرژی: خیلی بالا
  • منطقه خاورمیانه بحرانی و جنگ رخ دهد، آشوب در اروپا و چین: قیمت نفت بین 120 تا 140 دلار
  • کف قیمت دلار: 20000 تومان

با توجه به بررسی های بعمل آمده به نظر می رسد دولت پیش بینی لازم در خصوص تحریم های جدید را در هنگام تصویب بودجه داشته و به همین علت بودجه با دلار 3500 تومانی تصویب شده است. لذا برای جبران بخشی از تورم ریالی ایجاد شده در کشور می توان از افزایش درامدهای ارزی کشور استفاده نمود. در صورتی که دولت بخواهد با استفاده از تفاوت نرخ دلار و ریال بخشی از فشار اقتصادی که به اقشار کم در آمد ایجاد شده است را از طریق باز توزیع ثروت، نظیر یارانه های مختلف جبران نماید می تواند برای سوبسید کالاهای اساسی از افزایش قیمت دلار در سایر حوزه ها استفاده کند، به زبان ساده، در اغلب سناریو های تحریم فروش نقت، دولت براحتی می تواند حتی در شرایط تحریم 65% صادرات نفت، با دلار 7000 تومانی امور کشور را مدیریت کند، اما جهت پوشش دهی به نیازهای اقشار کم درآمد می بایست با اعمال ضریب تعدیلی، دلار را بالاتر از قیمت واقعی عرضه کند. در حال حاضر بودجه تخصیص داده شده برای یارانه در حدود 30 هزار میلیارد تومان است که جهت آرام سازی مردم و کاهش فشار اقتصادی بر روی اقشار آسیب پذیر، می تواند به عنوان یک راهبرد از افزایش 3 برابری یارانه ها به 90 هزار میلیارد تومان استفاده کرده و این امر مستلزم افزایش بودجه ریالی کشور از 429 هزار میلیارد تومان به 519 هزار میلیارد تومان است. تخصیص ارز به کالاهای اساسی با قیمت 4200 تومان می تواند باعث افزایش دستوری قیمت دلار در بازار ثانویه شود تا از مابه التفاوت قیمت واقعی و قیمت دستوری جهت پوشش نیازهای دولت، کمک گرفته شود. با توجه به اینکه این عدد را نمی توان به صورت دقیق تعیین کرد، توان تصور کرد در شرایطی که نفت ایران طبق سناریوهای درنظر گرفته شده در این پژوهش حداکثر تا نصف کاهش یابد، دلار 7000 تومانی به عنوان کف قابل قبول در نظر گرفته شود و در حالت های بحرانی تر ممنوعیت فروش نفت، طبق سناریوها، عدد 10000 تومان را در نظر گرفت. بفرض پوشش دهی نیازهای دلاری دولت و اعمال ضریب تعدیلی 25 تا 50 درصد، به رقمی در حدود 8750 تا 10500 تومان می رسیم. به طبع این تحلیل با در نظر گرفتن ثابت سایر عوامل سیاسی دخیل بدست آمده است و به عنوان یک کف قابل قبول می تواند در تحلیل های اقتصادی در نظر گرفته شود. بدیهی است که ایجاد هرگونه آشوب در فضای سیاسی می تواند باعث حرکت قیمت دلار از محدوده 8750 تا 10500 تومان به سمت بالاتر گردد. و اما در حالت های بحرانی تر همانطور که بیان شد، دلار 10000 تومانی به عنوان بهینه دولت در نظر گرفته می شود که به اعمال ضریب تعدیل بین 12500 تا 15000 تومان می تواند در نظر گرفته شود که با ایجاد هر گونه تنش سیاسی به حرکت شارپی خود ادامه می دهد.

 

  • تحلیل حساسیت سناریو 1:
  ظرفیت فروش نفت
قیمت نفت (دلار) قیمت دلار (تومان) 90% 80% 70%
70 7000 579 548 517
7500 599 566 532
8000 619 583 548
8500 639 601 563
9000 659 619 579
10000 698 654 610
11000 738 690 641
12000 778 725 672
75 7000 599 566 532
7500 620 585 549
8000 642 604 566
8500 663 623 582
9000 684 642 599
10000 727 679 632
11000 770 717 665
12000 812 755 698
80 7000 619 583 548
7500 642 604 566
8000 664 624 583
8500 687 644 601
9000 710 664 619
10000 755 705 654
11000 801 745 690
12000 846 786 725

 

  • تحلیل حساسیت سناریو 2:
  ظرفیت فروش نفت
قیمت نفت (دلار) قیمت دلار (تومان) 90% 80% 70%
85 7000 639 601 563
7500 663 623 582
8000 687 644 601
8500 711 666 620
9000 735 687 639
10000 784 730 676
11000 832 773 714
12000 881 816 752
90 7000 659 619 579
7500 684 642 599
8000 710 664 619
8500 735 687 639
9000 761 710 659
10000 812 755 698
11000 863 801 738
12000 915 846 778
95 7000 679 636 594
7500 706 660 615
8000 733 685 636
8500 760 709 657
9000 787 733 679
10000 841 781 721
11000 895 829 763
12000 949 877 805
100 7000 698 654 610
7500 727 679 632
8000 755 705 654
8500 784 730 676
9000 812 755 698
10000 869 806 743
11000 926 857 787
12000 983 907 831

 

  • تحلیل حساسیت سناریو 3:
  ظرفیت فروش نفت
قیمت نفت (دلار) قیمت دلار (تومان) 70% 55%
85 7000 563 507
7500 582 522
8000 601 537
8500 620 551
9000 639 566
10000 676 596
11000 714 625
12000 752 655
90 7000 579 519
7500 599 535
8000 619 550
8500 639 566
9000 659 582
10000 698 613
11000 738 644
12000 778 676

 

  • تحلیل حساسیت سناریو 4:
  ظرفیت فروش نفت
قیمت نفت (دلار) قیمت دلار (تومان) 70% 55%
100 7000 610 543
7500 632 561
8000 654 578
8500 676 596
9000 698 613
10000 743 648
11000 787 683
12000 831 717
105 7000 625 556
7500 649 574
8000 672 592
8500 695 610
9000 718 629
10000 765 665
11000 811 702
12000 858 738
110 7000 641 568
7500 665 587
8000 690 606
8500 714 625
9000 738 644
10000 787 683
11000 836 721
12000 884 759
115 7000 656 580
7500 682 600
8000 707 620
8500 733 640
9000 758 660
10000 809 700
11000 860 740
12000 911 780
120 7000 672 592
7500 698 613
8000 725 634
8500 752 655
9000 778 676
10000 831 717
11000 884 759
12000 937 801

 

  • تحلیل حساسیت سناریو 5:
  ظرفیت فروش نفت
قیمت نفت (دلار) قیمت دلار (تومان) 50% 35%
100 7000 521 455
7500 537 466
8000 553 477
8500 569 488
9000 585 499
10000 616 521
11000 648 543
12000 679 566
105 7000 532 463
7500 549 474
8000 566 486
8500 582 498
9000 599 509
10000 632 532
11000 665 556
12000 698 579
110 7000 543 470
7500 561 483
8000 578 495
8500 596 507
9000 613 519
10000 648 543
11000 683 568
12000 717 592
115 7000 555 478
7500 573 491
8000 591 504
8500 609 516
9000 627 529
10000 664 555
11000 700 580
12000 736 605
120 7000 566 486
7500 585 499
8000 604 512
8500 623 526
9000 642 539
10000 679 566
11000 717 592
12000 755 619

 

  • تحلیل حساسیت سناریو 6:
  ظرفیت فروش نفت
قیمت نفت (دلار) قیمت دلار (تومان) 50% 35%
120 7000 566 486
7500 585 499
8000 604 512
8500 623 526
9000 642 539
10000 679 566
11000 717 592
12000 755 619
125 7000 577 494
7500 596 508
8000 616 521
8500 636 535
9000 656 549
10000 695 577
11000 735 604
12000 774 632
130 7000 588 501
7500 608 516
8000 629 530
8500 649 545
9000 670 559
10000 711 588
11000 752 617
12000 793 645
135 7000 599 509
7500 620 524
8000 642 539
8500 663 554
9000 684 569
10000 727 599
11000 770 629
12000 812 659
140 7000 610 517
7500 632 532
8000 654 548
8500 676 563
9000 698 579
10000 743 610
11000 787 641
12000 831 672

 

  • تحلیل حساسیت سناریو 7:
  ظرفیت فروش نفت
قیمت نفت (دلار) قیمت دلار (تومان) 20% 10%
120 7000 406 353
8000 421 361
9000 437 368
10000 452 376
11000 467 383
12000 482 391
15000 528 414
20000 604 452
125 7000 411 355
8000 426 363
9000 442 371
10000 458 379
11000 474 387
12000 490 395
15000 537 419
20000 616 458
130 7000 415 358
8000 432 366
9000 448 374
10000 464 382
11000 481 390
12000 497 399
15000 547 423
20000 629 464
135 7000 420 360
8000 437 368
9000 454 377
10000 471 385
11000 488 394
12000 505 402
15000 556 428
20000 642 471
140 7000 424 362
8000 442 371
9000 459 380
10000 477 389
11000 495 397
12000 512 406
15000 566 433
20000 654 477

 نویسنده: پویا نخجیرکان

الزامات ترسیم فرآیندها

/0 Comments/in /by

مواردی که می بایست در طراحی یک فرآیند مد نظر قرار گیرد به شرح ذیل هستند:
۱٫ هر فرآیند مجموعه ای از نقش ها است (نه نام افراد یا کار آنها). به بیان دیگر، هر یک از افراد در یک بخش سازمانی، واحد یا سازمان، می توانند همزمان چندین نقش مختلف را به عهده داشته باشند.
۲٫ هر یک از نقش های فرآیندی باید در عنوان یک و تنها یک مسیر ، قرار گیرد. به بیان دیگر، هر یک از مسیرها باید دارای عنوانی برابر با یکی از نقش های فرآیندی باشد و مسیرهای دیگر نباید از همان عنوان استفاده نمایند.
۳٫ گرچه این مورد بر اساس استاندارد علائم مدیریت فرآیندهای کسب¬وکار ترویج شده است اما در همه روش¬ها، چنین مشابهتی وجود دارد: هر فرآیند تنها و تنها با یک رویداد آغاز می شود. به بیان دیگر، هر فرآیند تنها یک آغازگر دارد و آن آغازگر تنها به یک فرآیند اختصاص خواهد داشت.
۴٫ در فرآیند نباید سکته وجود داشته باشد یعنی نباید یک جایی از فرآیند به هیچ چیز دیگری متصل نباشد. اصطلاحاً نباید ول باشد.
۵٫ یک فرآیند می تواند چندین حالت پایان داشته باشد که بر اساس شرط های مختلف می بایست مشخص باشد
۶٫ هر یک از حالت های شرط ها، می بایست بر روی کمان های خارج شونده از شرط، درج شده باشند. پس نباید بجای نوشتن بر روی کمان ها، از پردازش ها یا یادداشت ها استفاده نمود.
۷٫ مرسوم است که بجای نگارش مواد آیین نامه ها و شیوه نامه ها، آنها را در قالب یادداشت های کوچکی درج نمود.
۸٫ فرآیندهای خارجی باید حتماً به صورت مشخص و با رعایت اصول خاصی که در استانداردهای مختلف تفاوت ظاهری دارند، در دل فرآیند کنونی مشخص شوند.
۹٫ ترسیم فرآیند یک هنر است پس تحلیلگر و طراح فرآیند باید سطح فعالیت ها را رعایت نماید. پس لازم است تا اگر در حال ترسیم سطح صفر فرآیندها است، کلیه اقدامات کلان را ترسیم نماید و از ترسیم فعالیت های لایه های پایین تر اجتناب نماید تا توازن فعالیت ها و سطح تحلیل آنها به هم نخورد.
۱۰٫ فرآیند باید خوانا باشد یعنی خواننده بتواند در اسرع وقت، با دنیال کردن کمان ها، مسیر فرآیند را دنبال نماید.
۱۱٫ در تمامی استانداردهای تحلیل و طراحی فرآیند، این اصل پذیرفته شده است که فرآیند باید از منتها الیه سمت چپ بالا شروع شود و به ترتیب به یکی از دو سمت پایین و راست حرکت نماید و بجز در مواقع خاص (در شرایط نقطه تصمیمی که منجر به دوباره کاری خواهد شد)، نسبت به برگشت به عقب اقدام ننماید.
۱۲٫ اگر در دل یک فرآیند نیاز به توضیح یک فرآیند دیگر است که منجر به پیچیده تر شدن این فرآیند و ترسیمات آن می شود لازم است تا از مفهوم زیرفرآیند استفاده گردد تا خواننده دچار گیجی نشود.
۱۳٫ هر تصمیم باید حداقل حاوی دو حالت باشد و محتوای متن تصمیم، تا حد ممکن باید سوال مثبت باشد.
۱۴٫ در هیچ یک از فعالیت ها نباید عنوان نقش ذکر شود بلکه باید ماهیت فعالیت، اشاره مختصر شود.
۱۵٫ هر یک از فعالیت ها باید با اسم مصدر شروع شوند و با یک اسم به خاتمه برسند به عنوان مثال: ارسال نامه.
۱۶٫ هر فرآیند باید یک نام مشخص و یکتا داشته باشد که در بالای فرآیند سمت راست، درج شده باشد. ترجیحاً اگر کُد فرآیند مشخص باشد بهتر است. ضمن اینکه اگر نسخه های دیگر و سطوح تحلیل دیگر نیز برای آن وجود دارد باید در نام مشخص گردد تا بازیابی آن به راحتی صورت پذیرد.
۱۷٫ از یک فعالیت، تنها و تنها یک کمان خارج می شود پس هر کمان فقط از یک فعالیت خارج شده است و هر فعالیت تنها یک کمان خروجی دارد.
۱۸٫ در استاندارد علائم مدیریت فرآیندهای کسب¬وکار، رویدادهای میانی تعریف شده اند که در صورتی که فعالیتی دستی صورت نمی گیرد و نیاز به زمان، پردازش سیستمی، پیام و نظایر آن باشد، از آن استفاده می شود.
۱۹٫ یک فرآیند باید به حداقل یک نتیجه مشخص برسد. یعنی در انتهای فرآیند باید نتیجه قابل ارزشگذاری باشد.

نحوه مدلسازی کسب وکار یک سازمان

استفاده از مفاهیم مدلسازی کسب­ وکار برای شرکت­های کوچک و متوسط و حتی برای شرکت­های بزرگ خصوصی در ادبیات به وفور یافت می­شوند اما هنگامی که بحث وارد فضای سازمان­های بزرگ و دولتی می­شود شرایط عوض می­شود. برای شرکت­های دسته اول استفاده از مفاهیم مندرج در کتاب “تولید مدل­های کسب­وکار[۱]” می­تواند کمک شایان توجهی بدان­ها نماید چرا که سبب بررسی یک کسب­وکار از زوایای مختلفی می­شود، شکل ۱: نمودار Business Model Canvas. با این که مدل‌های مرجع این کتاب می­توانند برای سازمان­های دولتی هم مفید باشند اما هنوز استفاده از آنها تردید برای رسیدن به نتایج لازم را پاسخگو نیست.

شکل ۱: نمودار Business Model Canvas

یکی از راههای مدلسازی که برای سازمان­ها پیشنهاد شده است در کتاب معروف “مدلسازی کسب­وکار[۲]” ارائه شده است. در این کتاب از ابتدا با شکستن یک سازمان با واحدهای وظیفه­ای، هر واحد را معادل با یک “جعبه سیاه[۳]” در نظر گرفته است که با نقش­های متعددی در ارتباط بوده و به آنها سرویس ارائه می­نماید (شکل ۲: نمایش سرویس­های درون یک واحد و شکل ۳: نمایش جعبه سیاه یک واحد). سپس با تعیین نقش­های درونی هر واحد سازمانی در درون این جعبه سیاه، به خوبی ارتباط هر نقش با خدمات، ذینفعان و دیگر نقش­های درونی را مشخص ساخته است(شکل ۴: ارتباط سرویس­های درونی و نقش­های خارجی و شکل ۵: تعیین نقش­های درونی یک واحد). در انتها نیز سعی نموده است تا با تجمیع اهداف کسب­وکار و واحد سازمانی، مدل کسب­وکاری مطلوب را انتخاب نماید.

شکل ۲: نمایش سرویس­های درون یک واحد

شکل ۳: نمایش جعبه سیاه یک واحد

شکل ۴: ارتباط سرویس­های درونی و نقش­های خارجی

شکل ۵: تعیین نقش­های درونی یک واحد

از آنجا که راهکار دوم برای نمایش وضعیت سازمان و اهداف کلان هر واحد مناسب است و راهکار اول می­تواند به خوبی پیشران های هر واحد را نمایش دهد، لذا تلفیق هر دو مورد در نمودار زیر به عنوان راهکاری متناسب  پیشنهاد شده است:

[۱] Business Modeling Generation: John Wiley and sons, 2009.

[۲] Business modeling: A practical guide to realizing business value, MK, 2009.

[۳] Black-Box Organizational model

علائم مدیریت فرآیندهای کسب وکار

نشانه شرح
شروع  فرآیند
پایان فرآیند
شروع  فرآیند که همراه با دادن یک پیغام است.
مرحله ­ای در میانه فرآیند که در آن ارسال پیام صورت می‌گیرد.
پایان فرآیند که همراه با دادن یک پیغام است.
فعالیت
به معنای یک زیرفرآیند است که بصورت جداگانه باز شده و تشریح شده است.
 یا   دروازه XOR :–     اگر چند مسیر از این نشانه خارج شوند به این معناست که فقط و فقط یکی از این مسیرها انتخاب خواهد شد.

–     دو مسیر خروجی از این دروازه را می‌توان در ادامه فرآیند با کمک همین نشانه به یک نقطه رساند (مثال ۱ ).
دروازه “یا”:–     اگر چند مسیر از این نشانه خارج شوند به این معناست که یک یا چند مسیر ممکن است انجام می­شود.

–     اگر چند مسیر به این دروازه وارد شوند، دروازه هنگامی فعال می‌شود که کلیه مسیرهای فعال وارده تحقق پیدا کنند.
دروازه “و”:اگر از این نشانه، چند مسیر خارج شود به این معناست که کلیه این مسیرها بصورت موازی انجام می‌شوند.

اگر چند مسیر به این دروازه وارد شوند، دروازه هنگامی فعال می‎شود که کلیه مسیرهای وارده، به انجام برسند (مثال ۲).

 
مسیر مشروط: مسیری است که در شرایطی خاص انتخاب می‌شود.
مسیر پیش‌فرض
فرآیند خارجی: منظور فرآیندی است که در این فرآیند ترسیم نشده است و می ­تواند آغازگرهای دیگری نیز داشته باشد.

 

در ادامه، مثال­ های فرضی برای نشان دادن کاربردهای مذکور نشان داده شده است.

  • مثال ۱:

 

  • مثال ۲:

در این مثال پس از اینکه پزشک خانواده برای پزشک مورد نظر خود درخواست جانشینی می­ دهد، سیستم دو مسیر بعدی را طی می ­نماید. یعنی هم یک کد رهگیری به پزشک خانواده می­ دهد و هم درخواست پزشک خانواده را به پزشک جانشین اعلام می­ نماید.

نمودار گردش سیستمی

نمودار روند سیستم([۱]SFC):

در این نمودار قصد داریم تا بدنبال یک فرآیند از ابتدا حرکت کنیم- مانند یک کارمند که بین واحدهای مختلف حرکت می کند تا تاییدها،توافق ها،امضاها و سوالات خود را مطرح سازد- و تک تک افراد مرتبط در سیستم را شناسایی می نماییم  و توالی مورد نظر را در آنها نمایش می دهیم.

به عنوان مثال فرض کنید قصد خرید تلویزیون با وام بانکی را دارید،در این صورت نمودار زیر می تواند یک SFC ی مناسب برای این منظور باشد:

در روند بالا فرض شده است که:

  1. شخص فرم درخواست وام را از بانک می گیرد.
  2. آنرا پر می کند و به بانک تحویل می دهد.
  3. بانک فرم های پر شدۀ درخواست وام را دریافت می کند و آنها را در یک پوشه یا پایگاه داده[۲] ذخیره می نماید.
  4. سپس فرد مسئول در بانک آنها را با مشخصات و ضوابط اعطای وام چک می نماید.
  5. پس از این مرحله مشخص می گردد که آیا با وام موافقت شده است یا خیر.
  6. سپس نتیجۀ آن به شخص متقاضی اعلام میگردد.
  7. اگر با وام وی موافقت شده باشد،از وی مدارکی برای صدور وام درخواست می شود.
  8. وی مدارک خود را تحویل می دهد.
  9. بانک پس از دریافت مدارک شخص،به بررسی آنها می پردازد.
  10. سپس وام را آمادۀ پرداخت می نماید.
  11. به همین موازات شخص متقاضی به فروشنده مراجعه می نماید و به انتخاب کالا اقدام می نماید.
  12. فروشنده درخواست وی را ثبت می نماید و منتظر می ماند تا به محض دریافت پول کالا آنها را ارسال نماید.
  13. به محض دریافت پول توسط متقاضی،وی پول را به فروشنده ارسال می نماید.
  14. پول توسط فروشنده دریافت می شود و کالا را برای شخص ارسال می نماید.

 

همانطور که مشخص است در SFC ما یک روند با نقشهای مشخصی داریم.کاری که هر چند وقت یکبار (دورۀ تناوب) تکرار می شود.لذا می توان گفت که:

SFC یک داستان است که در سیستم واقعی

رخ می دهد و تکرارپذیر است.

 

نکات مهم:

برای ترسیم مناسب یک SFC،در نظر گرفتن نکات زیر ضروری است:

  1. داشتن دید فرآیند گرا:

در این نوع دیدگاه،شما باید هر چیز را مانند یک داستان ببینید که از یک جایی (یا با یک حادثه ای) شروع می شود،مسیری را طی می نماید(با نقشهایی) برخورد دارد و به یک جای مشخص ختم می گردد.

  1. پرسشگری:

در طی این کار باید دائماً از خود بپرسید که:

حالا به کجا می رویم؟

اگر این گونه شود چه طور عمل خواهیم کرد؟

آیا فرد دیگری در سازمان نیز هست که بتواند به ما در ارائۀ مطالب کمک نماید؟

آیا شخص دیگری نیز اجازۀ چنین کاری (مثلاً صدور درخواست دسته چک) را دارد؟

و…

برای پاسخ به این پرشها نیز می توانید از افراد مرتبط سوال نمایید یا با بررسی مستنداتی مثل فرمهای درخواست پر شده مشاهده نماید که چه اطلاعاتی رد و بدل می شود،چه کسی آنها را تایید می نماید،از چه کسی شروع می شود،چه افرادی در آن دخیلند و به کجا ختم می گردد.

  1. تفکر سیستمی:

باید به هر صورت ممکن یک سیستم را به اجزای قابل بررسی بشکنید.هیچ کسی قادر نخواهد بود تا کلیۀ سیستمهای یک سازمان را در یک لحظه در ذهن خود تصویر نماید.باید آنها را جزءجزء بررسی نماییم.مثلاً یک سازمان بزرگ را به بخشهای مالی،فنی،پشتیبانی،منابع انسانی،تولید،تعمیرات و … تجزیه نماییم.سپس هر بخش را نیز تجزیه می نماییم مثلاً در قسمت منابع انسانی به زیر بخشهای پرداخت حقوق،سیستم مرخصی،ارتقاء،نیازهای آموزشی و … دسته بندی می شود تا تحلیلگر بتواند به خوبی هر یک را مورد بررسی قرار دهد.

 

 

ترسیم SFC:

از آنجا که SFC به شدت نیازمند تجربه و خلاقیت است،لذاگامهای تدوین شده و یکسانی برای همۀ افراد وجود ندارد،اما می توان یک روند مناسب را برای آن به شکل زیر شرح داد:

  1. شناسایی سازمان و آشنایی با چارت سازمانی و انواع قسمتها (وظایف و این که زیر بخش چه بخشهایی هستند)
  2. تفکر و شناخت چند فرآیند اولیه مثلاً در منابع انسانی شما حتماً بحث پرداخت حقوق را خواهید داشت و …
  3. پرسشگری از افراد مرتبط (با شرایط پرسشگری که در بالا مطرح شد) و جمع آوری مستنداتی مثل فرمهای درخواست و غیره تا شما را در شناسایی و کسب دانش بهتر کمک نماید.
  4. ترسیم و تفکر در مورد آنچه افراد تعریف کرده اند به نحوی که شما را قانع سازد که به یک داستان رسیده اید.
  5. شناسایی فرآیندهای دیگر از دل فرآیندهای قبلی
  6. اجرای دوبارۀ مراحل ۳ تا ۵

در انتها اگر مطمئن شدید که فرآیندی از قلم نیفتاده است بهتر است با مراجعه به فرد دیگری در سازمان که خبره تلقی مشود،نظرات او را در این باره جمع آوری کنید.

 

 

نماد های بکار رفته:

 

ورودی دستی:

به معنای هرگونه جسم فیزیکی که می تواند شامل برگه،سند،چک و حتی قطعه باشد،است و کاملاً جنبه فیزیکی و غیر الکترونیکی بودن آن مد نظر است.

 صدور اسناد فیزیکی:

به منظور انتقال بین بخشی و نیز وجود اسناد برای ثبت در پوشه ها،از این نماد بهره می بریم تا مشخص گردد که در هر مرحله آیا سندی صادر می گردد و نام آن سند چه خواهد بود.

 پوشه های دستی:

منظور از پوشه های دستی تمامی بایگانی های فیزیکی است که در قسمت های مختلف نگه داری میگردد تا در صورت لزوم به ایجاد گزارش بپردازد.

 به معنای پایگاه داده ها(ذخیره آنلاین ):

از آنجا که در سیستم مشاهده شده،از سیستم مکانیزه بهره برداری می گردد،لذا پایگاه داده های این پروژه که آنلاین نیز هست ،محلی برای جمع آوری برخی از داده های پروژه محسوب می گردد.

 عملیات دستی:

برای هر گونه کاری که توسط نیروی انسانی صورت می گیرد و نیازمند صرف وقت و انرژی فیزیکی است،بکار می رود.

 عملیات کمکی:

به معنای انتقال و کارهایی است که از امکانات به صورت آفلاین و جایگزین استفاده می نماید،یعنی کاری که می تواند به غیر از شخص مورد نظر و در اولین فرصت خالی توسط دیگران نیز صورت گیرد.مثلاً رساندن یک برگه را بجای مدیریت تدارکات،فردی با مسئولیت دیگر نیز می تواند به واحد مربوطه ببرد.

 ورود داده های شفاهی و الکترونیکی:

هر نوع ورود و دریافت اطلاعات که غیر فیزیکی است را در بر می گیرد.

 

[۱] System Flow Chart

[۲] Database

معرفی ابزارهای تحلیل IDEF

مقدمه:

ابزارهای تحلیلی خانواده IDEF، از جمله ابزارهایی هستند که در زمان قبل از ایجاد زبان متحد مدلسازی[۱] پا به عرصه وجود گذاشتند. این ابزار توسط یکی از آزمایشگاه­های نیروی هوایی ایالات متحده ایجاد ش   د که قطعاً برای اهداف سیستم­های اطلاعاتی مورد استفاده قرار گرفته است. این خانواده از ابزارها گرچه با نسخه­های IDEF0 و IDEF1 آغاز شدند ما به سرعت به خانواده IDEF (که با اصطلاح IDEFX شناخته می­شوند) تبدیل شدند تا نشان دهند که ابزارهای زیادی در طیف وسیعی از حوزه تحلیل سیستم­ها (چه سیستم­های اطلاعاتی، سازمانی، مفهومی و حتی کسب­وکاری) نیازمند تدوین هستند.

ابتدا به تشریح IDEF0 پرداخته می­شود.

IDEF0 ابزاری برای کل نگری برای تحلیل کارکرد سیستم­ها

اجازه دهید که ابتدا با چند مثال به شما بگویم که چرا نیاز به چنین ابزاری احساس گردید؟. هنگامی که قصد انجام کاری را دارید، می­توانید خیلی ساده آن را شامل ۳ جزء ببینید: ورودی­ها، خروجی­ها و خود آن کار. به سادگی شکل زیر، می­توان این مفاهیم را در یک جریان مستقیم خطی دید:

نمودار ۱: فعالیت به صورت خطی

در چنین دیدگاهی که نظیر آن در ریاضیات با مفهوم تابع (که در آن تعدادی ورودی تبدیل به تعدادی خروجی می­شوند[۲]) دیده می­شود، تعدادی ورودی، با انجام برخی اقدامات به خروجی تبدیل می­شوند. گرچه این نگاه ساده می­تواند مفید باشد اما بسیاری از واقعیت­ها را نمایش نمی­دهد. در جهان هستی بسیاری از اقدامات ما:

  • به سادگی حالت خطی شکل اول نیستند.
  • نیازمند برخی امکانات دیگر هستند.

در زیر نمونه ای از یک فرآیند که بوسیله این ابزار ترسیم شده است،آمده است.در این ابزار هر فرآیند با چهار کمان سر و کار دارد:

۱٫ورودی ها:

هر چیز فیزیکی یا داده ای که سبب شروع فرآیند گردد.گاهی فرآیندهایی را می بینیم که ورودی ندارند(!!) و تنها یک فعالیت دوره ای محسوب می شوند مانند انبارگردانی

۲٫خروجی ها:

هر نوع چیز فیزیکی یا داده ای که حاصل پردازش این فرآیند بوده است و قبل از آن وجود نداشته است.

۳٫کنترل ها:

هر آنچه که سبب بررسی صحت و اعتبارسنجی در فرآیند گردد مانند وجود شناسنامه در هنگام ثبت نام

 

۴٫مکانیزم ها:

هر انچه که ورودی،خروجی و کنترل نباشد اما برای اجرای فرآیند کاملاً ضروری یا تسهیل گر باشند.مانند قوطی باز کن برای گشودن در کنسرو

۴٫۱ مکانیزمهای فراخوان:

سبب فراخوانی یک فرآیند خارجی می گردد که ادامه فرآیند محتاج به انجام و دریافت نتایج از آن است.

 

تذکر:

نماد گوشه سمت چپ پایین نمایانگر کد و سطح اجرا است.

 

 

محققان آزمایشگاه نیروی هوایی ایالات متحده، تصمیم گرفتند که مثالی نظیر مثال زیر را بررسی کنند (البته این یک مثال ساختگی است):

مثال: فرض کنید که لامپ اتاق شما سوخته است و می­خواهید آن را تعویض نمایید (برای آنکه خلاقیت ذهنی ما، مشکلات جدی ایجاد نکند، قد شما ۱٫۶ متر، ارتفاع اتاق، ۲٫۵ متر و تنها یک لامپ به صورت سفت و  در سقف پیچ شده و نور اتاق را تامین می­نماید).  برای این تعویض چه می­کنید؟

پاسخ:

گرچه که بسته به تجربه شما، روش­های مختلفی می­تواند پیشنهاد شود اما ابتدا چند مفهوم را با هم بررسی می­کنیم و سپس روش­های مختلف (دو روش متداول) را به کمک ابزار IDEF0 تحلیل خواهیم نمود.

  • مفهوم ۱: ورودی­ها

شما نیاز به یک لامپ جدید دارید.

  • مفهوم شماره ۲: خروجی مورد نظر شما و خروجی های محتمل دیگر

نورانی شدن اتاق به کمک لامپ تعویض شده (خروجی مورد نظر)

لامپ تعویض شده (خروجی دیگر)

  • مفهوم شماره ۳: ابزارهای کمکی

شما به یک نردبان نیاز دارید تا دست شما به تعویض لامپ برسد.

  • مفهوم شماره ۴: ابزاری برای کنترل

کلید برق اتاق می­تواند به عنوان ابزاری جهت جلوگیری از برق گرفتگی و نیز تعیین صحت خروجی استفاده شود.

  • مفهوم شماره ۵: محتوای کار

تعویض لامپ سوخته با لامپ جدید

به طور کلی IDEF0 پیشنهاد می­نماید که از نمودار سطح صفر زیر بهره ببرید:

 

نمودار ۲: ترسیم فعالیت در IDEF0

زبان مدلسازی IDEF0، به ابزارهای کمکی، مکانیزم و به ابزارهای کنترلی، کنترل می­گوید (حال این ابزارها می توانند فیزیکی بوده یا یک مستند، یک بند از قانون و … باشد). پس از این­که مفاهیم این ابزارها را با هم مرور نمودیم، اجازه دهید دو راه­حل را برای تعویض لامپ در نظر بگیریم:

راه­حل اول: فرض کنید که شما از سالم بودن لامپ اطمینان دارید. پس منطقی است که دو گام زیر را انجام دهید:

گام اول: نصب لامپ جدید به جای لامپ قدیمی

گام دوم: استفاده از کلید برق برای اطمینان از کار کردن سیستم برق (و نه فقط لامپ)

در این حالت، نمودار IDEF0 مرتبط با آن، به شکل زیر خواهد بود:

نمودار ۳: ترسیم جزئیات راه حل اول

 

همانطور که مشخص است، عناصر مکانیزم و کنترل که در نمودار اول روی یک باکس قرار داشتند، در واقعیت متعلق به دو گام مختلف بودند و به علت نیاز به تجمیع، در نمودار اول در یک تصویر به نمایش درآمده بود (بازگردید به مفهوم سطح خلاصه­سازی[۳]). همچنین در نمودار اول، دو خروجی دیده می­شود که در نمودار ۲، علاوه بر آن دو خروجی، یک خروجی واسط دیگر نیز دیده می­شود (لامپ نصب شده که گام اول را به گام دوم مرتبط می­سازد).

راه­ حل دوم: فرض کنید پیش از آنکه بخواهید به بالای نردبان بروید، قصد دارید تا سلامت لامپ جدید را با یک آباژور که در اتاق موجود است و لامپ ندارد بسنجید و اگر مطمئن شدید، نسبت به تعویض آن اقدام کنید. در این شرایط، شما دو گام را پیش رو خواهید داشت:

نمودار ۴: ترسیم جزئیات راه حل دوم

همانطور که مشخص است، در این راه­حل، یک کنترل اضافه شده است و به خروجی­ها نیز یک خروجی افزوده شده است. همچنین نوع خروجی واسط نیز تغییر نموده است.

شما به عنوان تحلیلگر سیستم، فکر می­کنید که هر کدام از این راه­ها برای چه شرایطی مناسب است؟ کدامیک زمان و هزینه کمتری خواهد داشت؟ کدامیک منجر به افسوس کمتری (!) خواهد شد؟ و ….

قطعاً برای پاسخ به این سوالات، که منجر به انتخاب راه­حل از بین کاندیدهای موجود خواهد شد، نیازمند معیارهای جدی هستید که در بخش انتخاب راه­حل­ها بدان خواهم پرداخت.

[۱] Unified Modeling Language (UML)

[۲] (y1,y2,…)=f(x1,x2,…)

[۳] Abstraction

لینک دانلود نمونه پروژه تحلیل سیستم

منبع: http://ghodoosi.com/blog/?cat=38 محمدرضا قدوسی

نویسنده: پویا نخجیرکان

چگونه يك كسب و كار اينترنتي بنويسيم؟

/0 Comments/in /by

 براي ايجاد يك كسب و كار اينترنتي بايد نكته مهمي را همواره به خاطر داشته باشيد: «هيچگاه بدون داشتن يك برنامه دقيق و از پيش تعيين شده شروع به ايجاد يك كسب و كار اينترنتي نكنيد!»
اين برنامه كه همان «طرح توجيهي كسب و كار اينترنتي » ناميده مي‌شود نقشه يا طرحي است كه قبل از شروع كسب و كار اينترنتي بايد داشته باشيد و شامل تجزيه و تحليل هاي اوليه شما در مورد مسائل مختلف مرتبط با كسب كارتان از ابتدا تا انتها است.
مراحل يك طرح توجيهي
قبل از ايجاد يك كسب و كار اينترنتي بايد پنج مرحله اساسي را در طرح توجيهي خود مشخص كنيد. مجموع اين پنج فاز، طرح توجيهي كسب و كار شما را تشكيل مي دهد. براي موفقيت در كسب و كار اينترنتي خود، قبل از شروع بايد اين مراحل را حتماً انجام دهيد تا علاوه بر داشتن يك ديد كلي نسبت به كسب و كارتان روند حركت آن را نيز از پيش مد نظر داشته باشيد. اين مراحل عبارتند از:
آناليز فرصت
ايجاد وب سايت
برنامه بازاريابي الكترونيكي
اجرا
توسعه/تجارت الكترونيكي

فاز اول: آناليز فرصت
در اولين مرحله طرح توجيهي، بايد كسب و كار اينترنتي خود را تعريف كنيد، محصول و خدمات را شرح دهيد و مشتريان و رقبا را مشخص نماييد. به طور خلاصه قسمتهاي مهم در آناليز فرصت عبارتند از:
ايده (محصول يا خدمات) شما در اينترنت چيست؟
سايت شما چه فايده اي براي مشتريان دارد كه سايتهاي مشابه ندارند؟
چه نامي را براي كسب و كارتان انتخاب مي كنيد؟ نام دامين مورد نظر شما چيست؟
مشتريان مورد نظر شما چه كساني هستند؟
خواسته ها و نيازهاي مشتريان شما چيست؟
آيا محصولات يا خدمات شما نيازهاي مشتريان را برآورده مي‌سازد؟
رقباي شما چه كساني هستند؟ آيا داراي وب سايت هستند يا خير؟
نقاط ضعف و قوت رقباي شما چيست؟
تفاوت خدمات يا محصولات شما نسبت به رقبايتان چيست؟
فاز دوم: ايجاد و توسعه وب سايت
اين فاز، بخش فني كار شما مي باشد. بايد در اين فاز نوع سايت خود را مشخص نموده و هدف از ايجاد آن را بيان كنيد. تعدادي از سؤالات مهمي كه در اين بخش بايد به آنها پاسخ دهيد عبارتند از:
هدف شما از ايجاد سايت چيست؟
درآمدهاي اصلي سايت شما از چه راهي است؟ (به عنوان مثال: تبليغات، فروش كالا يا …)
چه نوع سايتي مي خواهيد بسازيد؟
از چه نرم افزارها يا منابعي براي ايجاد آن استفاده مي‌كنيد؟
چه كساني سايت شما را طراحي خواهند كرد؟
ابزارهاي توسعه سايت شما چيست؟
براي ميزبان سايت خود از چه شركتي استفاده مي كنيد؟
نحوه چيدمان سايت و گرافيك آن چگونه خواهد بود؟
نماي تقريبي سايت خود را رسم كنيد.
محتواي سايت شما چه خواهد بود؟ چه اطلاعاتي بايد همواره به روز باشند؟
امنيت سايت و اطلاعات آن چگونه تضمين خواهد شد؟
مديريت سايت با چه كسي است؟
زمانبندي شما براي ايجاد سايت مورد نظرتان چگونه است؟
پاسخ به اين سؤالات فاز دوم طرح توجيهي شما را كامل خواهد كرد.
فاز سوم: برنامه بازاريابي الكترونيكي
در اين مرحله، شما برنامه خود را براي موفقيت در بازار رقابتي مشخص مي كنيد. قيمت گذاري، نحوه توزيع كالاها و استراتژيهاي مختلف ارتقاء كسب و كار مانند تبليغات، استفاده از موتورهاي جستجو و … در اين فاز مشخص مي شوند. داشتن چنين برنامه اي قبل از ايجاد سايت اينترنتي به شما كمك خواهد كرد تا بتوانيد سايت خود را برمبناي اين برنامه بازاريابي ايجاد نماييد. در اين فاز پاسخ سؤالات زير را بايد مشخص كنيد:
هدفهاي اصلي برنامه بازاريابي شما چيست؟
استفاده از وب، چگونه قدرت كسب و كار شما را بالا مي‌برد؟
چه هزينه اي را براي بازاريابي در نظر داريد؟
چه چيزي را در اينترنت تبليغ خواهيد كرد؟ هدف تبليغات آنلاين شما چيست؟
بينندگان تبليغات شما چه كساني هستند؟
از كدام ابزارهاي تبليغاتي استفاده خواهيد كرد؟ (بنر، موتورهاي جستجو، ايميل، ارتباطات عمومي و …)
استراتژيهاي شما در بازاريابي مستقيم چيست؟
فعاليت هاي مورد نظر شما براي ارتقاء كسب و كارتان چيست؟
برنامه شما براي استفاده از موتورهاي جستجو چيست؟ كلمات كليدي و موتورهاي جستجوي مورد نظر شما چيست؟
از روابط عمومي براي پيشبرد اهداف خود چگونه استفاده خواهيد كرد؟
براي بالا بردن ترافيك سايت خود چه برنامه اي داريد؟
چه خدماتي به مشتريان خود ارائه خواهيد داد؟
خدمات پس از فروش و ارتباط با مشتريان به چه نحوي خواهد بود؟
اين فاز با فاز اجرا تعامل زيادي دارد چرا كه اجراي كليه بخشهاي كسب و كارتان بايد بر مبناي همين برنامه بازاريابي باشد.
فاز چهارم: اجرا
در اين فاز، كليه اطلاعات لازم براي اجراي كسب و كار اينترنتي خود را مشخص خواهيد كرد. اطلاعات مهم اين قسمت عبارتند از:
تخمين هزينه هاي سايت در قسمتهاي فوق
مشخص كردن افراد درگير با هر قسمت
نحوه انجام كليه قسمتها به خصوص برنامه هاي بازاريابي الكترونيكي
فاز پنجم: توسعه و تجارت الكترونيكي
در اين فاز نياز است تا مسائل تخصصي كار در دنياي كسب و كارهاي اينترنتي از جمله فروش آنلاين و پروسه خريد اينترنتي را مورد تجزيه و تحليل قرار دهيد. در اين بخش اين سؤالات را بايد پاسخگو باشيد:
فروشگاه آنلاين خود را چگونه ايجاد مي كنيد؟
آيا كالاهاي شما نياز به انبار دارند؟
آيا كارتهاي اعتباري را در سايت خود مي پذيريد؟
از خدمات چه شركتهايي براي استفاده از كارتهاي اعتباري استفاده خواهيد كرد؟
چه هزينه اي براي اين كار در نظر داريد؟
توزيع و تحويل كالا به مشتريان چگونه خواهد بود؟
آنچه كه در اين مقاله بيان شد روشي كلي براي تهيه طرح توجيهي براي يك كسب و كار اينترنتي است. البته يك طرح توجيهي واقعي براي يك كسب و كار آنلاين بزرگ، بسيار مفصل تر از موارد مطرح شده در اين قسمت است كه با اندكي جستجو در اينترنت مي توانيد نمونه هاي زيادي از اين قبيل را بيابيد.

منبع: كتاب كارآفريني در كسب و كارهاي اينترنتي، نويسنده: اشكان فرخ حياتي
برگرفته از سايت  www.businessplan.ir

 

مقدمه‌ای بر اتوماسیون اداری با رویکرد سیستم‌های اطلاعاتی

/0 Comments/in , , , , , , , /by

چکیده

امروزه سیستم‌های اداری، سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی آن‌ها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان‌ها و تداوم فعالیت‌های آن‌ها مجهز شدن این سازمان‌ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات_ارتباطات؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربرد و فعالیت‌های اداری و بازرگانی رو به گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را در بر گیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم‌های اتوماسیون اداری از جهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

مقدمه‌

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل‌های مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست.

با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمان‌ها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم‌هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب، این اطلاعات را به مشتریان و در جهت جلب رضایت رضایت آنان، عرضه کنند. در واقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونی‌های این محیط در دهه 1990 (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دو چندان کرد. به همین جهت، بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتری می‌یابد، چنان که امروز سازمان‌هایی می‌توانند در اغلب خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آن‌ها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیر سیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و ….

اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منایع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است.همان طور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه‌ای هستند. از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد. فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه‌ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدندو به طور حتم تأثیر مهمی را بر جهت‌گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آن‌ها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگریز از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سیستم‌هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آن‌ها رو مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که همگی آن‌ها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه‌شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکت‌ها با آن روبه رو هستند، فقط به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که به عنوان منبع ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره‌وری بالا موجب می‌گردند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

در نخستین سال‌های اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تأکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود.در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه، پردازش داده‌ها گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند. در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند، روش‌های جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری یا ((DECISION SUPPORT SYSTEM : (DSS) به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری با توجه به پیشرفت‌های حاصله در تجهیزات رایانه‌ای، موضوع افزایش بهره‌وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کارگیری تجهیزات رایانه‌ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند. اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی / ماشین تایپ سلک توری (MT/MS) را معرفی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌تو‌انست به صورت اتوماتیک از روی حرف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد و تکامل‌های بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90 – 85 درصد افزایش یافت، در حالی که کارآیی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم‌هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره‌وری و کارآیی دفاتر هم می‌شدند.

سیر تکامل فناوری-اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره‌های فناوری اداری، فناوری رایانه‌ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسایل کارخانه‌ای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهم‌ترین شاخص‌های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیط‌های اداری بود. (دهه 20 به بعد) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت‌های اداری از فعالیت‌های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.

در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه‌های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره‌مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه‌گذاری در رایانه‌ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره‌شان به خوبی یاری کرد.

در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از سیستم‌ها در یکدیگر. در حقیقت امروزه سیستم‌های اداری سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی‌شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاّ ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می‌بریم، این است که سازمان‌ها و شرکت‌ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کیفیت پی برده‌اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

تعریف اتوماسیون اداری

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون باری تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند.

اما از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربردها و فعالیت‌های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که، حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نام‌های مختلفی همچون سیستم‌های اداری، سیستم‌های اطلاعات اداری، سیستم‌های کاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی‌ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم‌های اداری به نام سیستم اداری نامیده می‌شود. سیستم‌های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه‌های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای نعاریف بی‌شماری است. در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم. اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.

سیستم‌های اطلاعاتی اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM =OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام‌ها  و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند.

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان‌ها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آن‌ها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد. به طور کلی، مزایای کاربرد سیستم‌های اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می‌شود.

1- مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار. معمولاّ این مزایا قابل اندازه‌گیری بوده و ممکن است تأثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود؛

ج) فعالیت‌های غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود؛

د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می‌شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می‌گردد.

2- مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛

ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص، رضایت شغلی آن‌ها افزایش می‌یابد؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می‌شود؛

ه) رقابت بیشتر سازمان‌ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصت‌ها.

اما کاربردها سیستم‌های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربر دارد که عبارتند از:

ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیت‌ها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم‌ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن‌ها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم‌های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.

انواع کاربردها یا زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری

از دیدگاه‌های متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به نمونه‌ای از آن می‌پردازیم. در یک دیدگاه انواع دستگاه‌های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:

1- در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آن‌ها: واژه‌پردازها، ماشین کپی هوشمند، سندخوان‌ها، سیستم‌های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.

2- در زمینه ذخیره‌سازی اطلاعات: کشوهای بایگانی الکترونیک، زیرنگاشته‌ها (میکروگرافیک).

3- در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه‌ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات کنفرانس از راه دور.

ارگونومیک

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و به ویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است. بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث، آسیب‌ها و تنش‌های کاری، نقش برجسته‌ای داشته است. با این حال، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است. و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می‌توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره‌وری بیشتر و تأمین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی، عرضه و استفاده از فناوری منظور کنیم. اصطلاح ارگونومیک مطالعه عوامل را که راحتی، ارضاء و کارآیی افرادی که با سیستم‌ها و وسایل تولید، کار می‌کنند را تشریح می‌کند.

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه کنند، اغلب آن‌ها دچار سردرد، کمردرد و چشم درد و … می‌شوند. با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته‌ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از دارایی‌های سازمان هستند و اگر خسته و تحت تأثیر باشند، نمی‌توانند به بهترین وجه کار کرده و کارآیی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می‌شود.

از طرف دیگر، می‌توان گفت اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم‌های نرم افزاری جدید است و بایستی مسایل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مدنظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی- اجتماعی در محیط کاری، همانند رایانه‌ای شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنش‌های فیزیولوژیک و روانی او می‌شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می‌کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می‌شود مقاومت می‌کند. و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک‌های غلبه بر مقاومت که مهمترین آن‌ها مشارکت و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند.

مقایسه انواع سیستم‌های اطلاعاتی

اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبتر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل‌های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی‌سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارش‌های اداری استفاده می‌کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارش‌های غیر رسمی ادامه می‌دهند. اتوماسیون اداری عمدتاّ یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم‌های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است. بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است.

از لحاظ حل مسأله و فضای حل مسأله نیز می‌توان کاربردهای انواع سیستم‌های اطلاعاتی را با هم مورد مقایسه قرار داد. کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختاریافته که ارتباطات غیررسمی فراوان است وفق می‌یابد. با وجود آن که سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسأله را در اختیار قرار می‌دهد، تصمیم در مورد نحوه به کارگیری آن به مدیران محول می‌شود.

نتیجه‌گیری

طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90-85 درصد بالا رفت، در حالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم‌هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره‌وری و کارآیی دفاتر هم می‌شدند. از این رو، بعد از تکامل سیستم‌های پردازش داده (DPS)، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری، سیستم‌های اتوماسیون اداری به وجود آمدند. این سیستم‌ها از طریق فناوری اطلاعاتی از امور اداری حمایت کرده و موجب افزایش کارآیی دفاتر می‌شوند. کارآیی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. اما بایستی توجه داشت که در حل یک مسأله بخش عمده‌ای از آن از طریق ارتباطات بین فردی حاصل می‌شود. مدیر و کارشناس اطلاعات باید به اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهای مکمل چنین ارتباطات بین فردی بنگرند و در عین حالی که کاربردهای اتوماسیون اداری موجب کارآیی و صرفه جویی هزینه‌ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می‌شود، از ابعاد دیگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه‌ها به وسیله چاپگر رایانه، یا افزایش پیام‌های بی اهمیت و جزیی و پخش وسیع پیام‌ها در مورد پست الکترونیک می‌شود. متأسفانه مطالعات آماری فقط نشان دهنده این هستند که کاربرد اتوماسیون اداری در حال گسترش زیادی است ولی این امر به ما نشان نمی‌دهد که آیا واقعاّ اتوماسیون اداری برای ادارات مفید است یا فقط طبق فناوری روز ورود آن به ادارات دیده می‌شود. یک مسأله مشخص است: کمپانی‌هایی که طبق مطالعات آماری اقدام به جایگزینی سیستم‌های اتوماسیون اداری در طیف وسیع می‌کنند لزوماّ موفق نیستند. بلکه مطالعات نشان داده است بهتر است در هر اداره از اتوماسیون اداری در جایی که مفید واقع می‌شود و واقعاّ به آن نیاز است استفاده بشود. در مقاله بیزینس ویک اشاره شده کمپانی‌هایی که بهترین اهداف را از بکارگیری اتوماسیون اداری کسب کرده‌اند و بالاترین کارآمدی را دارند آن‌هایی هستند که مشخصاّ از اتوماسیون اداری در جای مربوط استفاده می‌کنند.

نکته آخر و مهم این که در کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آن‌ها بایستی به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تکنیک‌های مناسب غلبه بر مقاومت آن‌ها نیز توجه اساسی داشته باشیم و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به کارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهم‌ترین عامل ایجاد کننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجرا کننده آن است.

منبع:

طالقانی، محمد و حسنی مقدم، شیوا، (1390). “مقدمه‌ای بر اتوماسیون اداری با رویکرد سیستم‌های اطلاعاتی”، عصر فناوری اطلاعات، شماره 72، ص 143-138

طراحی سیستم شی گرا

/0 Comments/in /by

طراحی سیستم شی گرا

تحلیل سیستم به کمک روشهای شی گرا (Object- Oriented Analysis and Design) کمک می کند تا تحلیل گران سیستم بتوانند سیستم های سریع و منطقی را در شرایط در حال تغییر فضای کسب و کار طراحی نمایند. در این مقاله ما زبان UML یا Unified Modeling Language را که راهی برای تحلیل سیستم های شی گرا است، معرفی خواهیم کرد. UML یکی از قویترین ابزارهای طراحی و تحلیل سیستم است و می تواند کیفیت تحلیل های انجام شده را به مقدار زیادی بالا ببرد. این متد شامل نمودارهایی است که ساختار سیستم های شی گرا را به تصویر می کشند.

برنامه نویسی شی گرا یکی از روشهای جدید برنامه نویسی است که با روشهای قدیمی برنامه نویسی مانند برنامه نویسی توابع، متفاوت است. این روش تمایل دارد تا اشیاء (Objects) یک سیستم را شناسایی نماید. اشیا نماینده ای از چیزها و رویدادهای واقعی در محیط نرم افزاری و کامپیوتری هستند. مفاهیم اصلی این روش یعنی اشیا، کلاس ها و وراثت در ادامه شرح داده شده اند:

اشیا:

اشیا مجموعه ای از افراد، مکان ها و چیزهایی هستند که با سیستم تحلیلی ما در ارتباط هستند. مثالهایی از اشیاء می توانند شامل مشتری ها، اقلام، سفارشات و غیره باشند.

کلاسها:

اشیا در قسمتی از یک گروه، از اقلام مشابه هستند که این گروه ها کلاس نامیده می شوند. دسته بندی اشیا در کلاسها در بسیاری از موارد روزمره و زندگی عادی ما اتفاق می افتد. ایده اصلی که ما اجسام را به دسته بندی هایی تقسیم می کنیم به توصیف یک شی بوسیله ی شباهت ها یا تفاوت های اعضای کلاس آن بازمیگردد. به عنوان مثال این جمله برای ما بسیار مفهوم ساده تری خواهد داشت: “گوسفند یکی از حیوانات پستاندار است و دارای گوشهای دراز و شیر و گوشت خوراکی می باشد.” این جمله توصیفات ظاهری و رفتاری یک شی را به راحتی به ما می رساند. در مقابل، می توان تمامی خصوصیات یک گوسفند را شرح داد گه البته این روش مناسبی برای تحلیل های سیستمی نمی باشد.

اشیا برای اینکه قابلیت استفاده ی مجدد و نگهداری آسان داشته باشند، در کلاس ها دسته بندی می شوند. یک کلاس مجموعه ای از مشخصات و رفتارهایی است که در هر یک از اشیاء داخل آن کلاس وجود دارد. این تعریف در برنامه نویسی و تحلیل سیستم نیز بسط پیدا کرده است. برنامه نویسی شی گرا سعی دارد تا تمامی مشخصات و روشهای یک شی را در یک کلاس قرار بدهد. هر کلاس باید یک اسم مشخص و منحصر به فرد داشته باشد. در UML هر کلاس با یک مستطیل نمایش داده می شود. البته این مستطیل دارای دو دسته عنصر دیگر نیز هست: لیست مشخصات و رفتارها (Methods).

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

یک مشخصه یا Attribute بعضی از خصوصیاتی را نشان می دهد که در همه ی اشیا یک کلاس یافت می شود. برای مثال هر خودرویی که در کلاس خودروهای اجاره ای وجود دارد، دارای مشخصه ی اندازه، رنگ، سازنده و مدل است ولی مقدار هر مشخصه ممکن است برای هر خودروی یک کلاس متقاوت باشد.

یک رفتار یا Method یک نوع فعالیت و حرکتی است که می توان از هر یک از اشیاء یک کلاس، آن را انتظار داشت. برای یک کلاس خودروهای اجاره ای، اجاره دادن، دریافت و سرویس جزء رفتارهای آن است.

وراثت:

یکی دیگر از مفاهیم پایه ای شی گرایی، وراثت می باشد. در این مفهوم، هر کلاس می تواند دارای فرزند بوده و در عین حال آن کلاس می تواند از یک کلاس دیگر به وجود بیاید. در UML کلاس پدر به عنوان کلاس پایه یا Base Class شناخته شده و کلاسی که از آن به وجود می آید، کلاس مشتق یا Derived Class نامیده می شود. یک کلاس مشتقی، تمامی مشخصات و رفتارهای کلاس پدر و همچنین یکسری مشخصات و رفتارهای جدید را خواهد داشت. شکل زیر مثالی از وراثت را نشان می دهد. در این مثال، کامیون و خودرو دو کلاسی هستند که از کلاس وسیله ی نقلیه مشتق شده اند.

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

نمودارها و مفاهیم UML

UML مجموعه ای وسیع از ابزارها را برای مستندسازی، طراحی و تحلیل سیستم های نرم افزاری در اختیار تحلیلگران قرار می دهد. UML چندین نوع از نمودارها را در اختیار تحلیلگر قرار می دهد. این نمودارها عبارتند از:

  • نمودارهای اجزاء (Component Diagrams)
  • نمودارهای استقرار (Deployment Diagrams)
  • نمودارهای درخواستهای سیستم یا موردهای استفاده (Use Case Diagrams): این نمودار چگونگی استفاده از سیستم را نشان می دهد. تحلیلگران از این نمودار برای شروع کار استفاده می کنند.
  • سناریوهای Use Case: این ابزارها به صورت نموداری نیستند ولی از آنها برای بیان شفاهی استثنائات نسبت به رفتار اصلی که در Use Case تشریح شده است، استفاده می شود.
  • نمودارهای فعالیت (Activity Diagrams): این نمودارهاجریان کلی فعالیت ها را نشان می دهد. هر UseCase ممکن است دارای یک نمودار فعالیت باشد.
  • نمودارهای توالی (Sequence Diagrams): برای نمایش توالی فعالیت ها از این نمودار استفاده می شود. هر Use Case می تواند یک یا چند نمودار توالی داشته باشد.
  • نمودارهای ارتباطات (Comminucation Diagrams): این نمودار می تواند جایگزین نمودار فعالیت باشد، با این تفاوت که این نمودار به جای زمانبندی ها بیشتر به ارتباطات تاکید دارد.
  • نمودارهای کلاس (Class Diagrams): این نمودار برای نمایش کلاس ها و روابط بین آنها رسم می شود. برای رسم این نمودار، از نمودارهای توالی استفاده می شود.
  • نمودارهای حالت (StateChart Diagrams): برای نمایش تغییرات حالت ها از این نمودار استفاده می شود. هر کلاس می تواند یک نمودار حالت داشته باشد.

نحوه ی ارتباط این نمودارها در شکل زیر نمایش داده شده است. در ادامه توضیحات بیشتری از هر یک از این نمودارها آمده است.

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

مدلسازی Use Case

اساسا UML بر پایه ی یکی از تکنیک های شی گرا به نام Use Case استوار است. در اینجا UML برای تحلیل مدل Use Case و برای مشتق کردن اشیاء سیستم و تعاملات آنها با همدیگر استفاده می شود. در اینجا برای درک بهتر موضوع ابتدا باید با تکنیک Use Case بیشتر آشنا بشویم.

مدلسازی Use Case طبق تعریف بالا، یکی از روشهای منطقی تحلیل سیستم می باشد (روشهای منطقی به کسب و کار و چگونگی کار آن پرداخته و کاری به روش ساخت و پیاده سازی سیستم ندارد). Use Case به سیستم از نگاه کاربر نهایی می نگرد و مشخص می کند که این سیستم قرار است که چه کارهایی را انجام دهد، البته چگونگی انجام این کارها در Use Case مدلسازی نمی شود. این تکنیک، عملکرد یک سیستم را به سه نوع رفتارها، خدمات و پاسخ ها تقسیم می کند. از نگاه یک Actor یا کاربر، یک Use Case باید چیزی را تولید نماید که دارای ارزش باشد. بنابراین تحلیل گر باید معیارهای ارزشمند برای کاربر را استخراج نماید.

یک مدل Use Case دارای عاملها (Actors)، علامت های Use Case و خطوط ارتباطی می باشد. عامل ها، نهاده های خارجی سیستم بوده و دارای نقش های مشخصی هستند. به عنوان مثالی از عاملها، می توان به یک کارمند یا یک مشتری اشاره کرد. عاملها بیرون از سیستم قرار گرفته و با آن ارتباط برقرار می کنند. یک عامل می تواند شامل انسانها، یک سیستم دیگر یا وسیله هایی مانند صفحه کلید یا اتصال وب باشد.

نمودارهای Use Case دارای 4 نوع رابطه هستند که به نوعی روابط رفتاری عناصر مدل با همدیگر را نشان می دهند. شکل زیر روابط مذکور و همچنین علائم آن را نشان می دهد:

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

  • ارتباط برقرار می کند (Comminucates): یک عامل یا Actor توسط این رابطه با Use Case ارتباط برقرار می کند. باید توجه داشت که این ارتباطات همیشه باید برای عامل ها سودمند باشند.
  • شامل می شود (Includes): این رابطه زمانی استفاده می شود که یک Use Case رفتاری را دارا باشد که در سایر Use Case ها هم وجود داشته باشد. به عبارت دیگر یک Use Case عمومی در سایر Use Case ها شامل می شود (اصل وراثت در شی گرایی). یک مثال از این نوع رابطه می تواند این چنین باشد: “پرداخت هزینه های دانش آموزی” توسط دو Use Case دیگر یعنی “ثبت نام در کلاس” و “ثبت نام در فوق برنامه ها” شامل شود.
  • بسط می دهد (Extends): اگر use Case شامل سلسله ای از رفتارهایی باشد که در شرایط خاص و به صورت اضافه انجام شود، و Actor دیگری در انجام آن نقش داشته باشد، آن را با Extends بسط می دهیم. به عنوان مثال “بیمه سلامت دانش آموز” Use Case پایه ای “پرداخت هزینه های دانش آموزی” را بسط می دهد. به عبارت دیگر، بعضی از دانش آموزان در زمان پرداخت هزینه ها، ممکن است در بیمه ی سلامت نیز ثبت نام کنند. جهت رابطه از سمت Use Case بسط داده شده به سمت Use Case پایه ای رسم می شود.
  • تعمیم می دهد (generalizes): اگر یک چیزی در مدل بیشتر از دیگری متداول و عمومی باشد، از رابطه ی تعمیم برای اتصال آنها استفاده می کنیم. این نوع رابطه می تواند بین دو عامل یا دو Use Case استفاده شود. برای مثالی از این نوع رابطه، یک “دانش آموز پاره وقت” یک “دانش آموز” را تعمیم می دهد. برای مثال دیگر، بعضی از کارمندان دانشگاه، استاد نیز هستند. این رابطه به سمت “شیء” کلی رسم می شود.

شکل زیر مثالی از یک نمودار Use Case برای یک سیستم برنامه ریزی کنفرانس را نشان می دهد. Actor ها شامل مدیر کنفرانس (مسئول مدیریت و برنامه ریزی کنفرانس)، شرکت کننده، سخنرانان، سخنران کلیدی، رزرو کننده هتل و مسئول پذیرایی می باشند. این Actor ها کاربرانی هستند که که در سیستم نقش های متفاوتی بر عهده ی ایشان است. هر دو عامل “مدیر کنفرانس” و “مسئول پذیرایی”، در برنامه ریزی غذاها و ضیافت ها نقش دارند. همچنین مدیر کنفرانس مسئول برنامه ریزی سخنرانی ها نیز می باشد. در طرف دیگر این مدل،  شرکت کننده ها در کنفرانس ثبت نام می کنند. باید توجه داشت که use Case مربوط به “رزرو اتاق” در هر دو Use Case “سازماندهی سخنران ها” و “ثبت نام برای کنفرانس” از طریق رابطه ی Include، شامل شده است. به عبارت دیگر باید به هر دو عامل “سخنرانان” و “ثبت نام کنندگان”، اتاق تخصیص داده شود. Use Case مربوط به “تخصیص مترجم”، Use Case مربوط به “ثبت نام برای کنفرانس را بسط می دهد. دلیل این امر این است که همه ی شرکت کنندگان نیاز به تخصیص مترجم نداشته و مستقیما می توانند در کنفرانس ثبت نام کنند. در نهایت، عامل سخنران تعمیمی از سخنران کلیدی می باشد.

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

باید توجه داشت که تنها رسم نمودار Use Case برای تحلیل و مدلسازی سیستم با این روش کافی نمی باشد و باید برای هر Use Case توضیحاتی در قالب یک سناریو تدوین نماییم. این سناریوها فرمت مشخصی نداشته و هر کسی می تواند بنابر نیاز خودش یک فرمت خاصی را توسعه دهد. یک سناریوی نوعی می تواند دارای سه بخش باشد:

  1. یک بخش در بالا شامل مشخصات و اطلاعات شناسایی Case
  2. قدمهای اجرایی
  3. یک بخش در پایین شامل پیش فرضها، فرضیات، سوالها و اطلاعات بیشتر

شکل زیر نمونه ای از این نوع سناریوها را نشان می دهد.

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

جهت مشاهده بزرگتر عکس، کلیک نمایید

نمودارهای Use Case پایه ای برای رسم سایر نمودارهای UML مانند نمودارهای کلاس و نمودارهای فعالیت ها،ایجاد می کنند. در کنار این نمودار، سناریوی Use Case نیز برای رسم نمودارهای توالی مورد استفاده قرار می گیرند. در کل این دو نمودار Use Case و سناریوی مربوطه دو ابزار قوی برای فهم کاکرد سیستم می باشند.

نمودارهای فعالیت

نمودارهای فعالیت توالی فعالیت ها در یک فرآیند (شامل فعالیت های متوالی و موازی و تصمیم گیری های مرتبط) را نشان می دهند. هر نمودارUse Case می تواند دارای یک نمودار فعالیت ها باشد. شکل زیر یک نمودار فعالیت های نوعی را نشان می دهد. این نمودارها دارای چهار علامت مستطیل با گوشه های گرد (فعالیت)، فلش ها (رویداد)، لوزی (شرط) و خط سیاه ضخیم (همسان سازی) می باشد. شکل زیر نمونه ای از این نوع نمودارها را نمایش می دهد.

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

فعالیت ها (Activity) می توانند شامل عملیات خود سیستم یا فعالیت های دستی کاربران مانند “امضا کردن یک سند” باشند. رویدادها (Events) شامل چیزهایی است که در یک زمان و مکان خاص اتفاق می افتند. شرطها (Conditions) شامل یک فلش به سمت لوزی و چندین فلش خروجی از آن می باشند. همگام سازی (Synchronization) برای دو مورد چندشاخه سازی (Fork) یا تلفیق (Join) استفاده می شود. رویدادهای چندشاخه آندسته از رویدادها هستند که می توانند به صورت موازی پیش بروند. چند رویداد موازی توسط یک همگام سازی از نوع تلفیق، با همدیگر ترکیب شده و به یک رویداد تبدیل شوند. نمودارهای فعالیت دارای دو نوع علامت دیگر نیز برای شروع و پایان فعالیت ها می باشد که در شکل فوق وجود دارند. فعالیت ها با توجه به محیطی که در آن اجرا می شوند، داخل یک مستطیل دسته بندی می شوند. یک مثال عملی از نمودارهای فعالیت در شکل زیر نشان داده شده است. این نمودار مربوط به Use Case تغییر اطلاعات دانش آموزان در یک سیستم آموزشی می باشند. این کار با ورود اطلاعات ورود به سیستم توسط دانش آموز و فشار دادن دکمه ی Submit شروع می شود. اطلاعات وارد شده به سرور سیستم ارسال شده و سرور با بررسی اطلاعات دانش آموز در سرور، یک پیغام خطا منبی بر عدم یافتن دانش اموز مربوطه یا اطلاعات دانش آموز (در صورت یافتن اطلاعات) به سرور مربوط به وب بازمی گرداند. لوزی مربوطه بعد از دریافت رکورد دانش آموز، تصمیم مربوط به یافتن یا نیافتن دانش آموز از دیتابیس را نشان می دهد.

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

نمودارهای کلاس

یکی از کارکردهای متودلوژی های شی گرا، استخراج کلاس ها، مشخصه ها، متدها و روابط بین کلاس ها می باشد. تعریف کلاس ها یکی از مهمترین فعالیت های تحلیل سیستم می باشد، چراکه برنامه نویسی سیستم در سطح کلاس ها رخ می دهد. نمودارهای کلاس قابلیت های ایستای سیستم را نشان داده و پردازش خاصی را شامل نمی شود.

کلاس ها بوسیله ی یک مستطیل نشان داده شده و شامل اسم کلاس، صفات و عملگرهای مربوط به خود می باشد. صفات یا Attributes خصوصیات اشیا را نشان داده و عملگرها یا Methods به شناخت کلاس از چگونگی انجام کارها مربوط می شود. شکل زیر یک نمونه از نمودار کلاس را نشان می دهد. همانطور که از شکل نیز برمی آید، اسم کلاس در بالای مستطیل ظاهر شده و صفات و عملگرها به ترتیب در پایین آن می آیند. صفت  ها معمولا به صورت Private (موجود در داخل شی) تعریف شده و با علامت منفی نشان داده می شوند. در حالت دوم، یک صفت می تواند به صورت Protected تعریف شده و فقط در داخل زیر کلاسها قابل شناسایی باشد (صفت هایProtected با علامت # نشان داده می شوند). به غیر از این دو حالت، در شرایط خاصی می توان صفت ها را به صورت Public تعریف نمود تا در همه ی اشیاء خارج از یک کلاس قابل نمایش باشند.

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

یکی از راه های ارتقاء کیفیت نمودارهای کلاس، نمایش روابط بین آنها می باشد. دو نوع رابطه بین نمودارهای کلاس قابل تعریف است:

  • وابستگی ها (Association)
  • روابط جزء / کل (Whole / Part)

وابستگی ها

ساده ترین نوع ارتباط بین کلاس ها، رابطه ی وابستگی یا ارتباطات ساختاری می باشد. وابستگی ها به صورت خط ساده نشان داده شده و دو طرف آن با یک علامت که نشان دهنده ی تعدد (Multiplicity) نوع رابطه است، علامت گذاری می شود. در اینجا، صفر نشان دهنده ی “صفر”، یک نشان دهنده ی “یک (و فقط یک)” و ستاره نشان دهنده ی “چندین” است. همچنین علامت 0..1 نشان دهنده ی “از صفر تا یک” و علامت 1..* نشان دهنده ی “از یک تا چندین” می باشد.

به عنوان مثال هایی از این روابط، در شکل زیر هر دانشجوی تحصیلات تکمیلی یک پایان نامه دارد.

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

هر دانشجو می تواند در “از یک تا چندین” دوره یا کلاس درسی شرکت کند:

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

یک دانشجو به “از صفر تا چندین اتاق خوابگاه” تخصیص پیدا کرده است (بعضی از دانشجویان در هیچ اتاقی نبوده و اسم برخی از دانشجویان در یک یا چندین اتاق ثبت شده است):

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

یک دانشجو می تواند در چندین دوره ی داوطلبانه شرکت کند (این رابطه تفاوتی با رابطه ی *..0 ندارد):

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

نمودارهای کلاس حد پایین روابط وابستگی را محدود نمی کنند. به عنوان مثال، یک یک رابطه ی وابستگی می تواند به صورت 5..* تعریف شود. این شرط برای حد بالای رابطه نیز صادق می باشد. به عنوان مثال تعداد کلاسهایی که یک دانشجو می تواند در آنها ثبت نام کند، می تواند به صورت 5..10 باشد.

روابط جزء / کل:

این نوع رابطه زمانی استفاده می شود که یک کلاس به عنوان یک کل برای چندین کلاس دیگر مطرح باشد (کلاس های دیگر، جزئی از این کلاس بوده و کلاس کل سایر کلاس های جزء را شامل میشود). این نوع رابطه با خطی که یک لوزی در یک سمت ان است، نمایش داده می شود. (لوزی در سمت آبجکتی که کل می باشد، رسم می شود). شکل زیر مثالی از این روابط را نشان می دهد:

طراحی سیستم شی گرا با استفاده از UML

یک رابطه ی جزء / کل ممکن است برای اشیایی استفاده شود که شامل چندین بخش مجزا هستند. برای مثال یک سیستم کامپیوتری شامل کامپیوتر، پرینتر، نمایشگر و غیره می شود. در کل این نوع رابطه دارای دو دسته بندی کلی می باشد:

  • ادغام (Aggregation)
  • ترکیب (Composition)

ادغام: رابطه ی ادغام اغلب به صورت رابطه ی “دارد (Has a)” تعریف می شود. این رابطه نشان می دهد که آبجکت کل، ترکیبی از مجموعه بخش های (سایر آبجکت ها) آن می باشد. در مثال فوق که مربوط به سیستم ثبت نام دانشجویان است، دانشکده یک واحد درسی داشته و واحد درسی برای یک دانشکده است. در این نوع رابطه لوزی واقع در انتهای رابطه، خالی می باشد. این رابطه یک رابطه  ضعیف است، چراکه یک دانشکده ممکن است تغییر پیدا کرده و یا حذف شود، در حالی که واحد درسی بدون تغییر باقی مانده باشد. به عنوان مثالی دیگر از ضعیف بودن این نوع رابطه، می توان گفت که یک مجموعه ی کامپیوتر ممکن است وجود نداشته باشد ولی در سمت دیگر پرینترها و یا مانیتور آن هنوز وجود داشته باشند.

ترکیب: در رابطه ی ترکیب، آبجکت کل نسبت به آبجکت های جزء دارای مسئولیت بوده و بدین ترتیب یک رابطه ی قوی به حساب می آید (این نوع رابطه با لوزی تو پر نمایش داده می شود). در رابطه ی ترکیب، یک کلاس “همیشه شامل” یک کلاس دیگر بوده و در صورتی که عضو کل حذف شود، جزء ها نیز حذف خواهند شد. به عنوان مثال در یک سیستم دانشگاهی، بین واحد درسی و تکالیف یا بین واحد درسی و امتحانات رابطه ی ترکیب وجود دارد (اگر واحد درسی حذف شود، تکالیف و امتحانات نیز حذف خواهند شد).

استفاده از نمودارهای UML

UML مجموعه ای از ابزارهای کاربردی و مفید را برای طراحی و تحلیل سیستم ها در اختیار ما قرار می دهد. همانند سایر ابزارها، ارزش ابزارهای UML نیز به مهارت و تجربه ی تحلیل گران سیستم وابسته است و این ابزارها به خودی خود ارزش افزوده ای در زمینه ی طراحی و تحلیل سیستم ها ایجاد نمی کنند. روش UML این امکان را برای تحلیل گران سیستم و برنامه نویسان IT فراهم می نماید که پس از چندبار تکرار طراحی و تحلیل سیستم، به یک درک مشترک نیازمندیهای سیستم و پردازشهای مورد نیاز آن دست پیدا کنند.

گردآورنده مطالب و مولف: بهمن منافی              ویراستار:  سارا رهبر

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

/0 Comments/in /by

در دهه هاي اخير توجه محققين معطوف به مدل‌هاي چند معياره MCDM (Criteria Decision Making Multiple) براي تصميم‌گيري هاي پيچيده گرديده است. در اين تصميم‌گيري‌ها به جاي استفاده از يك معيار سنجش بهينگي، ممكن است از چندين معيار سنجش استفاده گردد. به عنوان مثال فرض كنيد در يك مسأله حمل و نقل دريايي قصد داريم هم هزينه حمل را مينيمم كنيم و هم سوددهي را ماكزيمم و هم فاكتورهاي ايمني و واقعي و غيره را با در نظر گرفتن درجه اهميتشان به طور همزمان در نظر بگيريم. پر واضح است كه اين مسئله پيچيده اي خواهد شد كه توسط تكنيك هاي قبلي به راحتي قابل بررسي باشد لذا مدلهاي تصميم‌گيري هاي چند معياره پاسخگويي چنين مسائلي خواهد بود. لذا تصميم‌گيري را ميتوان از جهت ديگري نيز مورد بررسي قرارداد بالاخص وقتي كه مجبوريم معيارهاي مختلفي را مد نظر قرار دهيم بعنوان مثال در زمينه مسائل سازماني ، در انتخاب استراتژي يك سازمان معيارهائي از قبيل ميزان درآمد يك سازمان طي يك دوره، قيمت سهام بازاري، تصوير سازمان در جامعه ، و …. مي‌توانند مهم باشند و يا در زمينه مسائل دولتي، بخش حمل و نقل كشوري بايد سيستم حمل و نقل را به گونه اي طراحي كند كه زمان سفر ، تاخيرات، هزينه حمل و نقل و غيره حداقل شود.

اين مدلهاي تصميم‌گيري به دو دسته عمده تقسيم مي‌گردند:

1. مدلهاي چند هدفه يا (MODM/Multiple Objective Decision Making)

2. مدلهاي چند شاخصه يا (MADM/Multiple Attribute Decision Making)

توضيح اينکه مدل‌هاي چند هدفه به منظور طراحي و مدل‌هاي چند شاخصه به منظور انتخاب گزينه برتر استفاده مي گردند. بطور كلي مي‌توان تصميم‌گيري را از ديدگاه ديگري تحت عنوان تصميم‌گيريهاي چند معياره مورد بررسي قرار داد.

تصميم‌گيري چند هدفه ((MODM :

در اين مدلهاي تصميم‌گيري چندين هدف به طور همزمان جهت بهينه شدن ، مورد توجه قرار مي گيرند. مقياس سنجش براي هر هدف ممكن است با مقياس سنجش براي بقيه اهداف متفاوت باشد. مثلا يك هدف حداكثر كردن سود است كه بر حسب واحد پول سنجش مي‌شود و هدف ديگر حداقل استفاده از ساعات نيروي كار است كه بر حسب ساعت سنجش مي‌شود

شكلهاي ارزيابي يك تصميم‌گيري چند هدفه در يك تقسيم بندي كليMODM 

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

جهت مشاهده بزرگتر عکس، کلیک نمایید

همانطور كه مشخص است روشهاي ارزيابي وابستگي زيادي به زمان و نوع اطلاعاتي دارد كه از تصميم گيرنده كسب مي‌گردد (به عنوان يك آناليست). اين گونه اطلاعات همگي به منظور برآورد تابع مطلوبيت براي تصميم گيرنده است، به طوري كه از طريق بر كنش متقابل بين DM (تصميم گيرندهDecision  Maker ) و آناليست كسب مي گردند.

از اينرو آناليست براي ارزيابي يك مدل چند هدفه اي ممكن است به گونه هاي ذيل عمل كند :

الف. عدم دسترسي به كسب اطلاعات از DM :

در این حالت آناليست به اطلاعات تصميم گيرنده( مديريت ارشد يا…) دسترسي نداردو بايد بدون داشتن نظر تصميم گيرنده نقطه مطلوب تصميم‌گيري را تعيين كند . مناسب ترين روشهاي ارزيابي در اين وضعيت روشهاي مربوط به خانواده  L-Pمتريك است كه نيازي به كسب اطلاعات از تصميم گيرنده ندارند. در اين روشها مزاحمتي برايDM نيست اما آناليست بايد بتواند مفروضاتي را در مورد ارجحيت‌هاي DM در نظر بگيرد.

ب. با كسب اطلاعات اوليه از DM :

_ روشهاي موجود از تابع مطلوبيت و تابع ارزشي :

تئوري مطلوبيت براي تصميم‌گيري تحت شرايط عدم اطمينان بوجود آمده است. مطلوبيت از يك هدف يا شاخص مشخص كننده بيشترين درجه رضايت بخشي ممكن از آن هدف يا شاخص براي    تصميم گيرنده است بطوريكه او مشخص مي سازد كه رسيدن به كدام يك از اهداف برايش مطلوبيت بيشتري دارد. تئوري ارزش براي تصميم‌گيري در شرايط اطمينان است، يعني تصميم از بين نتايج قطعي حاصل از شاخص ها اتخاذ مي‌گردد.

_ روشهاي مربوط به اهداف حددار :

در استفاده از اين روشها ، تصميم گيرنده  بايد بتواند قبل از حل مساله نيز مي نيمم سطح لازم از هر هدف را براي تامين شدن مشخص نمايد.يعني چنانچه ممكن است يك يا چند مورد از اهداف مهمتر باشند، اما ساير اهداف نيز بايد داراي يك حداقل باشند يعني در يك سطح حداقلي ارضا شوند.

نقاط ضعف اينگونه روشها شامل :

1. راه حلهاي بدست آمده بستگي به دقت DM در ارائه اطلاعات موضعي دارد.

2. تضميني وجود ندارد كه راه حل مورد علاقه (مرجع) DM طي تعدادي محدود از سيكل هاي تعاملي متقابل به وجود آيد.

3. تلاش بيشتري از DM نسبت به روشهاي قبل در اين روشها مورد انتظار است.

مشخصاتي را كه يك روش مناسب تعاملي بايد داشته باشد به شرح ذيل مي باشد:

1. مينيمم اطلاعات مورد نياز از DM خواسته شود.

2. پروسه تصميم‌گيري براي DM ساده باشد، تعدادي راه حل هاي منطقي به DM معرفي شود و انتخاب هاي كمتري در هر مرحله از وي خواسته شود.

3. الگوريم بهتر است مشتمل بر مكانيزم برگشت به عقب براي DM بوده كه بتواند در راه حلهاي قبل تجديد نظر كند. زيرا وي ممكن است تغيير عقيده داده و به بصيرتهاي جديدي در طول تبادل نظر براي راه حل هاي حاصل از الگوريتم نائل آمده باشد.

4. تعداد انتقالات لازم به منظور دستيابي به يك راه حل مرجع و مناسب معقولانه باشد.

5. نوع قضاوت‌هاي خواسته شده از DM براي او آشنا باشد.

6. الگوريم براي حل مسائل موجود در مقياس بزرگ قابل استفاده باشد.

ج. با كسب اطلاعات بصورت تعاملي (كسب اطلاعات از تصميم گيرنده در حين محاسبات و در خلال حل مسأله)

_ روشهایي كه در آنها از اطلاعات عيني استفاده مي‌گردد :

در اين روشها DM بايد قادر باشد تعديل هاي ترجيحي خود را از اهداف موجود بيان دارد. يعني در طول حل مساله بايد بتواند تشخيص دهد كه كدام يك از اهداف برايش ارجحيت بيشتري دارد.

1. برنامه ريزي ساده تعامل از يك (SIMOLP) MOLP:

در اين الگوريتم يك مساله خطي چند هدفه ابتدا به صورت يك سري از مسائل برنامه ريزي خطي تك هدفه حل گرديده و سپس اوزان اهميت در هر انتقال با استفاده از اطلاعات ترجيحي گرفته شده از DM و يك تقريب خطي جديد از تابع ارزش نيز ارزيابي و بهينه مي‌گردد.

2. روش گراديان (يك روش حل غيرخطي و خطي است).

3. روش تبادل و جانشيني (SWT)

مزايا :

_ تعامل متقابل با DM نسبتا ساده است.

DM _ در هر دفعه فقط دو هدف را با يكديگر مقايسه مي‌كند.

_ مدل‌هاي خطي و مدل‌هاي غير خطي هر دو قابل حل با اين الگوريتم مي باشند.

_ مدل‌هاي ديناميك توسط اين الگوريتم قابل بررسي اند.

_ براي تصميم‌گيري گروهي نيز مناسب است.

4. روش استفاده از مقاصد رضايت­ بخش

اين روش تا حدودي شبيه به روشها مربوط به اهداف است ولي آناليست در اينجا با تعامل متقابل با DM مي‌تواند موجب بهبود بيشتري در راه حل نهائي گردد. DMدر اين روش سطوحي قابل قبول و عملي براي مقاصد اهداف مشخص نموده و سپس هدفي كه سطح مقصد آن كمترين رضايت بخشي را دارد تشخيص داده و آناليست بدان صورت به بهينه كردن هدف مذكور مي پردازد.

_ روشهايي كه تعديلات ترجيحي براي آنها به صورت ضمني برآورد مي‌شود:

در اين روشها اطلاعات عيني از DM خواسته نخواهد شد. دو مزيت اساسي در اين روشها چشمگير خواهد بود:

_ تصميم گيرنده در اين روشها نياز به قبول كردن يا نكردن سطحي مفروض از مقاصد را دارد كه در نتيجه اين امر بيشتر اعتماد به قضاوت مبادلات خواهد داشت.

_ دامنه مبادلات در اين روشها مشخص مي‌گردد در حاليكه اين دامنه در بسياري از الگوريتمهاي پيش نامشخص بوده است.

د. روشهاي مربوط به كسب اطلاعات از DM بعد از حل مسئله اوليه :

در اين روشها زير مجموعه اي از راه حل هاي موثر در پايان الگوريتم به DM معرفي مي‌شود كه او رضايت بخش ترين را انتخاب نمايد و همچنين به طور ضمني بتواند تعديلات اهداف را براي خود بسنجد يعني نظر DM و تعديلات ضمني او را در اين روشها بعد از ختم الگوريتم صورت مي پذيرد.

در اين روشها نيازي به تابع مطلوبيت نيست.

مدل‌هاي چند هدفه و احتمالي

اغلب ضرائب موجود از برنامه ريزي هاي يك هدفه و يا چند هدفه ثابت فرض مي‌شوند، با اين حال ممكن است، مثلا يكي از اهداف مساله تابعي از جريان نقدينگي در آينده باشد به طوري كه اين نقدينگي از اجراي پروژه هاي مختلف مورد انتظار خواهد بود.

چنانچه انحراف معيار (ريسك) براي ضرائب تصادفي از يك تابع هدف يكسان فرض شوند مي‌توان از اميد رياضي متغيرهاي تصادفي استفاده كرد و مساله مفروض را تبديل به يك مساله در شرايط مشخص نمود، ولي ممكن است ريسك را مستقيما درحل مساله به طريق زير دخالت داد.

ذيلاً دو نوع مدل احتمالي را در مسائل چند هدفه مورد نظر قرار مي دهيم:

1. احتمالي بودن فقط به ازاي يك يا چند تابع هدف از يك مساله چند هدفه

2. احتمالي بودن به ازاي توابع هدف و محدوديتهاي موجود از يك مساله مفروض

تصميم‌گيري گروهي

تعداد تصمیم گيرنده در يك مساله‌ی چند هدفه موجبات پيچيدگي را در حل مساله فراهم  مي‌نمايد. فرض كنيم منحني هاي بي تفاوتي براي دو تصميم گيرنده واقع بر فضاي اهداف از يك مساله گروهي در دست است. مجموعه راه حل هاي موثر به گونه اي كه به ترتيب راه حل هاي ارجح از نظر DM1 و DM2 باشند در شكل زير مشخص گرديده است :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

تصميم‌گيري چند شاخصه MADM :

مدل‌هاي MADM به منظور انتخاب مناسب‌ترين گزينه از بين M گزينه موجود به كار مي روند، ولي مدلهاي  MODMدر مقابل براي طراحي منظور مي‌شوند.

تصميم‌گيريهاي چند شاخصه اغلب در مواردي به كار مي روند كه در مساله‌اي خاص با چند شاخص مختلف از جمله شاخصهاي كمي و كيفي مانند: هزينه، درجه اهميت، ظرفيت، طول عمر، وجهه ملي و غيره به طور همزمان روبرو بوده و مطلوبيت هدف مساله در نظر گرفتن تمامي اين شاخصها به طور همزمان و يافتن گزينه اي است كه در آن برآيند مطلوبيت اين شاخصها بيشينه گردد. اغلب مسائلي كه در محيط عمل با آنها روبرو ميگرديم مسائل چند شاخصه ميباشند.

به طور مثال به ماتريس تصميم‌گيري ذيل جهت احداث يك پست اسكله توجه نمائيد :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

A1 : پيمانكار داخلي

A2 : پيمانكار داخلي و خارجي به طور مشترك

A3 : پيمانكار خارجي

 در مسأله فوق فرض براين است كه اجراي اين پروژه مي‌تواند به پيمانكاران مختلف همان گونه كه ذكر شده واگذار گردد. هدف پيدا كردن بهترين گزينه مي باشد. يعني پيدا كردن پيمانكاري كه در مجموع با در نظر گرفتن همه شاخصها برآيند مطلوبيت بيشتري را حادث شود.

در ماتريس فوق ملاحظه مي‌شود كه از چهار شاخص موجود Xij دو شاخص (X4,X2) كيفي بوده و بقيه كمي مي باشند. بنابراين شاخص ها اغلب در مدلهاي MADM با مقياسهاي مختلف بوده و غالباً در تعارض با يكديگرمي باشند، در نتيجه گزينه اي كه بهينه بوده و ايده آل هر شاخص را تأمين نمايد در اغلب مواقع غير ممكن خواهد بود.بهترين گزينه در يك مدل MADM يك گزينه ذهني *A خواهد بود كه مهمترين ارزش از هر مشخصه موجود را تأمين نمايد.

يك گزينه *A در MADM ممكن است توسط دو نوع شاخص توصيف شود: شاخص كمي مانند (هزينه، ظرفيت، سرعت و غيره ) و شاخص كيفي مانند راحتي، زيبايي، انعطاف پذيري و غيره
مقياس اندازه‌گيري شاخص هاي كمي مي‌توانند با يكديگر متفاوت باشند (مانند هزينه به ريال در مقابل وزن به كيلو گرم ) و به اين دليل انجام عمليات اصلي رياضي قبل از بي مقياس كردن يا
يكسان سازي مقياسها مجاز نيست.

ارزيابي و بررسي مدلهاي MADM :

دو دسته عمده از روشهاي مختلف در پروسه كردن اطلاعات موجود از يك مسأله (MADM)، در ادبيات موضوع مطرح شده است: يك دسته از روش ها منشعب از مدلي مشهور به مدل غير جبراني (Compensatory Model) و دسته ديگر منشعب از مدلي معروف به مدل جبراني (Non-Compensatory Model) مي باشد.

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

مشخصات اجمالي روشها (در مدلهاي جبراني و غير جبراني):

مدل غیرجبراني : در اين مدلها مبادله بين شاخصها مجاز نمی باشد.

روش تسلط : خصوصيت بارز اين روش اين است كه در آن بي مقياس كردن شاخصها مورد نياز نمي باشد.

روش ماكسي مين (Max-Min) : وقتي با يك  DM محتاط روبرو هستيم ازاين روش استفاده مي كنيم.

روش ماكسي ماكس (Max-Max) : وقتي با يك DM خوش بين روبرو هستيم ازاين روش استفاده مي كنيم.

روش رضايتبخش شمول : در اين روش سطوح استانداردي براي هر شاخص از طرف  DM تعيين مي‌گردد و گزينه هاي قابل قبول و غير قابل قبول مشخص مي گردند.

روش رضايتبخش خاص : اين روش انتخاب يك گزينه يا كانديداي با استعداد استثنايي (حداقل از يك شاخص) را تضمين مي‌كند.يعني زماني كه يك شاخص براي DM  از اهميت فراواني بر خوردار است.

روش لكسيكوگراف : در برخي از موقعيتهاي تصميم‌گيري درجه اهميت شاخصها به صورت رتبه بندي توسط DM مشخص مي‌شوند .كه اين روش مي‌تواند روش مناسبي براي اين منظور باشد.  در اين روش :

_ فقط بخشي از اطلاعات موجود از ماتريس تصميم‌گيري به كار مي رود.

_ شاخصها بايد رتبه بندي شوند.

_ اين روش بعلت نياز كم به اطلاعات از طرف DM امروزه بيشتر مورد توجه مي باشد.

مدل جبراني : در اين مدلها مبادله بين شاخصها مجاز است. يعني ضعف يك شاخص ممكن است توسط امتياز شاخص ديگري جبران شود.

الف. زير گروه نمره‌گذاري و امتيازدهي : سعي بر برآورد يك تابع مطلوبيت به ازاي هر گزينه مي‌باشد كه از آنجا گزينه با بيشترين مطلوبيت برگزيده خواهد شد.

شامل روشهاي :

– مجموع ساده وزين

– مجموع وزين و رده‌بندي شده

– ساده وزين با تعامل متقابل

 ب. زيرگروه سازش : گزينه اي در روشهاي مربوط به اين زير گروه ارجع خواهد بود كه نزديكترين گزينه به راه حل ايده آل باشد.

شامل روشهاي :

_  Linmap: در اين روش m گزينه و n شاخص از يك مساله مفروض به صورت m نقطه در يك فضاي n بعدي مورد توجه قرار گرفته و سپس نقطه ايده آل تشخيص داده شده و گزينه اي كه كمترين فاصله از ايده آل باشد انتخاب مي‌گردد.

_ Topsis : علاوه بر در نظر گرفتن فاصله يك گزينه از نقطه ايده آل مثبت فاصله آن از نقطه ايده آل منفي نيز در نظر گرفته مي‌شود.

_ MDS : براي كشف ساختار منفي از يك مجموعه از اطلاعات تجربي مي باشد. اين روش براي مواردي كه تعداد شاخص ها در يك MADM متعدد بوده و نسبت به يكديگر وابستگي داشته باشند بوده و متغيرهاي زير بنائي را مشخص مي نمايد.

براي مواردي كه از تصميم‌گيري كه تعداد شاخصها زياد بوده اكثراً كيفي و حتي تعدادي از آنها مبهم و نامعلوم باشد مناسب است.

ج. زير گروه هم آهنگ : خروجي آنها بصورت يك مجموعه از رتبه ها بوده بنحوي كه هماهنگي لازم را به مناسب ترين صورت تامين خواهد نمود.

_ ELECTRE : در این روش، از مقايسات غير رتبه اي و نیل از AK به AL استفاده می شود. هر چند AK ارجحیتی بر هم ندارند؛ اما آناليست ريسك بهتر بودن AK را بر AL مي پذيرد.

يک مثال برای آموزش روش TOPSIS :

فرض کنیم سازمان بنادر و كشتيراني در فاز جديد توسعه بندر شهيد رجايي جهت تجهيز اسكله كانتينري قصد خريد يك دستگاه گنتري را دارد. گنتري جرثقيل غول پيكري است كه در كنار اسكله بصورت ثابت قرار گرفته و از آن جهت تخليه و بارگيري كانتينرها از(به) كشتي به(از) اسكله استفاده مي گردد.

از آنجايي كه سرعت عمليات تخليه و بارگيري از اهميت فراواني در فرايند درآمدزايي بنادر و نيز رضايت مشتريان و شركتهاي كشتيراني برخوردار است لذا كيفيت، سرعت و ساير مشخصات گنتري بسيار حايز اهميت مي باشد. از سوي ديگر قيمت بالاي گنتري(حدود5،4 ميليون دلار)، تصميم گيري بهينه جهت خريد گنتري را از اهميت فراواني برخوردار مي سازد.

يعني تصميم گيري بنحوي كه كليه فاكتورها ومعيارهاي مختلف را به بهترين نحو در نظر گرفته و تامين نمايد. در اين قسمت معيارهايي (شاخصهايي) كه جهت خريد گنتري از سوي معاونت خريد سازمان بنادر مورد نظر قرار مي گيرد ارايه مي گردد :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

با در نظر گرفتن معيارهاي فوق، رويكرد حل مساله بدين صورت خواهد بود:

1. محاسبه ارزش يكنواخت ساليانه خريد براي هر كدام از گزينه ها بعنوان يكي از معيارهاي اصلي (اقتصاد مهندسي).

2. تعديل تمامي معيارها به 6 معيار اصلي با استفاده از تكنيك دلفي براي 5 خبره (5 تصميم گيرنده اصلي).

3. تشكيل ماتريس نهايي وزين بي مقياس شده و حل نهايي مساله با استفاده از تكنيك TOPSIS.

حل مساله :

هدف : خريد بهينه يك دستگاه گنتري

گزينه ها: چهار شركت D,C,B,A

شركت A : يك شركت آلماني با سابقه خوب در ارايه تجهيزات با كيفيت بالا (اما در شرايطي قرار داريم كه از نظر مسايل سياسي مشكلاتي با كشور آلمان و بالتبع با اين شركت وجود دارد)

شركت B : يك شركت سوئدي.

شركت C : يك شركت چيني.

شركت D : يك شركت جديدالتأسيس ايراني ( كه مسلماً خريد از آن از وجهه ملي بالايي برخوردار خواهد بود ).

مرحله اول : محاسبه ارزش يكنواخت ساليانه پروژه خريد براي هر چهار گزينه :

جدول زير نحوه محاسبه تمامي درآمدها و هزينه هاي هر كدام از گزينه ها را جهت محاسبه نهايي نشان مي دهد :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

نحوه محاسبه :

درآمد ساليانه : تخليه و بارگيري هر كانتينر 100 دلار براي بندر درآمد دارد. هرچند كه اين درآمد ناشي از كليه فعاليتهاي بخشهاي مختلف ترمينال كانتينري بمانند فعاليت بار كشها و ريچ استاكرها و … مي باشد اما چون اين مقدار براي تمامي گزينه ها يكسان مي باشد لذا تفاوتي نمي كند كه اين درآمد را تنها متعلق به گنتريها بدانيم.

از طرف ديگر بر طبق قرارداد سازمان با مجري عمليات تخليه و بارگيري در ترمينال كانتينري (شركت تايد واتر) هر گنتري بطور متوسط بايد 500 كانتينر را در هر 24 ساعت تخليه و بارگيري نمايد. متوسط روزهاي سال را كه در آن كشتي براي تخليه و بارگيري هر گنتري وجود دارد 300 روز در نظر مي گيريم. ميزان كارايي هر گنتري را با استفاده از عملكرد گذشته و يا محاسبات كارشناسي بدست آورده و در محاسبات وارد مي نماييم.

ارزش اسقاطي، هزينه ساليانه و نرخ بهره بر مبناي مقادير و فرمولهاي اعلام شده از سوي شركت تايدواتر محاسبه گرديده است.

در ادامه با استفاده از تكنيك ارزش يكنواخت ساليانه (يكي از تكنيكهاي اقتصاد مهندسي) ميزان ارزش هر كدام از گزينه ها ( بعنوان يك فرايند مالي ) بدست مي آيد.

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

حال تمامي اين مقادير را بعنوان مقادير مربوط به يكي از معيارهاي تصميم گيري در ماتريس مربوطه قرار مي دهيم :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

همانگونه كه نمايان است ماتريسي در اختيار است كه سطرهاي آن نشاندهنده گزينه‌هاي مربوطه (كه نهايتاً يكي از آنها بايد بعنوان گزينه بهينه انتخاب گردد) و ستونهاي آن نمايانگر معيارهاي مورد بررسي مي باشد.

اولين معيار همانگونه كه شرح داده شد مربوط به ارزش يكنواخت ساليانه مي باشد.

معيارهاي دوم تا پنجم مربوط به مشخصات مختلف گنتري مي باشد (كه در اينجا سرگروه هر كدام از معيارهاي مختلف در نظر گرفته شده است).

معيار ششم بنا بر تقاضاي سازمان در محاسبات مد نظر قرار گرفته است.

در مرحله بعد جهت تعيين وزن شاخصها و نيز جهت احتساب امتياز هر گزينه در شاخصهاي مختلف از تكنيك دلفي استفاده ميگردد. در مورد هر معيار و امتياز هر گزينه در هر معيار، 5 سطح ارزش گذاري تعيين مي گردد كه پاسخ دهنده بايد يكي از اين سطوح را بعنوان سطح مورد عقيده خويش تعيين سازد كه در ادامه براي هر سطح عددي را بعنوان امتياز به هر سطح تخصيص داده مي شود :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

جدول فوق نتيجه نهايي تمامي اين اقدامات در مرحله اول مي باشد كه بر طبق آن امتياز هر گزينه در هر معيار بدست آمده است.

حال جدول فوق را با استفاده از فرمولهاي مربوطه بي مقياس و نرمالايز مي کنيم :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیارهتکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

در مرحله دوم استفاده از تكنيك دلفي وزن هر يك از معيارها در تصميم گيري نهايي بدست مي آيد. كه نهايتاً با ضرب ماتريس اوزان در ماتريس قبلي ماتريس بي مقياس وزين بدست مي آيد:

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیارهتکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

حال با در اختيار داشتن ماتريس وزين بي‌مقياس شده محاسبات نهايي جهت تعيين گزينه مطلوب نهايي و يا رتبه‌بندي گزينه‌ها با استفاده از روش topsis انجام مي گيرد:

روش TOPSIS (روش مرتب­ سازي ترجيحات بر اساس مقايسه با حل ايده‌آل) توسط Hwang & Chen ارائه شد و با استفاده از نظريات Hwang & Yoon يک روش چند معياره براي شناسايي راه حل از گزينه‌هاي محدود بدست آمد. اصل اوليه انتخاب گزينه با کمترين فاصله از حل مثبت ايده‌آل و بيشترين فاصله از حل منفي ايده‌آل است. فرايندTOPSIS مي‌تواند بصورت گام‌هاي زير بيان شود:

1. محاسبه ماتريس نرمال شده تصميم. اين مقدار نرمال شده (nij) از رابطه زير محاسبه مي‌شود :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

2. محاسبه ماتريس اوزان نرمال شده تصميم. اين اوزان نرمال شده vij از رابطه زير محاسبه مي‌شود :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

3. تعيين حل ايده‌آل مثبت و منفي :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

i= وابسته به معيارهاي سود

 =jوابسته به معيار‌هاي هزينه

4. محاسبه معيار فاصله : فاصله هر گزينه از حل ايده‌آل (حل ایده‌‌آل مثبت و حل ایده‌آل منفی) از فرمولهای زير محاسبه مي‌شوند.

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

5. محاسبه نزديکي با حل ايده‌آل. نزديکي گزينه Aj با در نظر گرفتن A+ تعريف مي‌شود :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

6. رتبه‌بندي گزينه‌ها. ما حتي مي‌توانيم بصورت کاهشي گزينه‌ها را رتبه‌بندي کنيم.

اصل اوليه روش TOPSIS انتخاب گزينه‌اي است با کمترين فاصله از حل ايده‌آل مثبت و بيشترين فاصله از حل ايده‌آل منفي.

روش TOPSIS دو نقطه نظر را معرفي مي‌کند اما اهميت وابستگي فاصله از اين نقاط را در نظر نمي‌گيرد.

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیارهتکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

حال جهت تحليل حساسيت نتايج بدست آمده، تغييري در وزن مربوط به معيار وجهه ملي داده مي شود كه مشاهده مي گردد تا چه اندازه معيار وجهه ملي و وزن مربوط به آن در اين مساله حساس بوده است. به نحوي كه نتايج تغيير اساسي مي نمايد :

تکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیارهتکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیارهتکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیارهتکنیک‌های تصمیم‌گیری چندمعیاره

گردآورنده مطالب و مولف:   محمد بزازی              مشاور علمی: –                   ویراستاران:  ویدا محمدی، مرتضی محمدی