مقدمه‌ای بر اتوماسیون اداری با رویکرد سیستم‌های اطلاعاتی

چکیده

امروزه سیستم‌های اداری، سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی آن‌ها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان‌ها و تداوم فعالیت‌های آن‌ها مجهز شدن این سازمان‌ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات_ارتباطات؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربرد و فعالیت‌های اداری و بازرگانی رو به گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را در بر گیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم‌های اتوماسیون اداری از جهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

مقدمه‌

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل‌های مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست.

با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمان‌ها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم‌هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب، این اطلاعات را به مشتریان و در جهت جلب رضایت رضایت آنان، عرضه کنند. در واقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونی‌های این محیط در دهه 1990 (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دو چندان کرد. به همین جهت، بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتری می‌یابد، چنان که امروز سازمان‌هایی می‌توانند در اغلب خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آن‌ها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیر سیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و ….

اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منایع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است.همان طور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه‌ای هستند. از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد. فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه‌ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدندو به طور حتم تأثیر مهمی را بر جهت‌گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آن‌ها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگریز از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سیستم‌هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آن‌ها رو مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که همگی آن‌ها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه‌شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکت‌ها با آن روبه رو هستند، فقط به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که به عنوان منبع ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره‌وری بالا موجب می‌گردند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

در نخستین سال‌های اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تأکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود.در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه، پردازش داده‌ها گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند. در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند، روش‌های جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری یا ((DECISION SUPPORT SYSTEM : (DSS) به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری با توجه به پیشرفت‌های حاصله در تجهیزات رایانه‌ای، موضوع افزایش بهره‌وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کارگیری تجهیزات رایانه‌ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند. اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی / ماشین تایپ سلک توری (MT/MS) را معرفی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌تو‌انست به صورت اتوماتیک از روی حرف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد و تکامل‌های بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90 – 85 درصد افزایش یافت، در حالی که کارآیی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم‌هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره‌وری و کارآیی دفاتر هم می‌شدند.

سیر تکامل فناوری-اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره‌های فناوری اداری، فناوری رایانه‌ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسایل کارخانه‌ای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهم‌ترین شاخص‌های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیط‌های اداری بود. (دهه 20 به بعد) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت‌های اداری از فعالیت‌های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.

در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه‌های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره‌مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه‌گذاری در رایانه‌ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره‌شان به خوبی یاری کرد.

در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از سیستم‌ها در یکدیگر. در حقیقت امروزه سیستم‌های اداری سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی‌شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاّ ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می‌بریم، این است که سازمان‌ها و شرکت‌ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کیفیت پی برده‌اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

تعریف اتوماسیون اداری

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون باری تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند.

اما از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربردها و فعالیت‌های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که، حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نام‌های مختلفی همچون سیستم‌های اداری، سیستم‌های اطلاعات اداری، سیستم‌های کاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی‌ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم‌های اداری به نام سیستم اداری نامیده می‌شود. سیستم‌های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه‌های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای نعاریف بی‌شماری است. در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم. اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.

سیستم‌های اطلاعاتی اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM =OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام‌ها  و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند.

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان‌ها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آن‌ها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد. به طور کلی، مزایای کاربرد سیستم‌های اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می‌شود.

1- مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار. معمولاّ این مزایا قابل اندازه‌گیری بوده و ممکن است تأثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود؛

ج) فعالیت‌های غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود؛

د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می‌شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می‌گردد.

2- مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛

ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص، رضایت شغلی آن‌ها افزایش می‌یابد؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می‌شود؛

ه) رقابت بیشتر سازمان‌ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصت‌ها.

اما کاربردها سیستم‌های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربر دارد که عبارتند از:

ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیت‌ها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم‌ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن‌ها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم‌های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.

انواع کاربردها یا زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری

از دیدگاه‌های متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به نمونه‌ای از آن می‌پردازیم. در یک دیدگاه انواع دستگاه‌های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:

1- در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آن‌ها: واژه‌پردازها، ماشین کپی هوشمند، سندخوان‌ها، سیستم‌های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.

2- در زمینه ذخیره‌سازی اطلاعات: کشوهای بایگانی الکترونیک، زیرنگاشته‌ها (میکروگرافیک).

3- در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه‌ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات کنفرانس از راه دور.

ارگونومیک

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و به ویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است. بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث، آسیب‌ها و تنش‌های کاری، نقش برجسته‌ای داشته است. با این حال، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است. و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می‌توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره‌وری بیشتر و تأمین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی، عرضه و استفاده از فناوری منظور کنیم. اصطلاح ارگونومیک مطالعه عوامل را که راحتی، ارضاء و کارآیی افرادی که با سیستم‌ها و وسایل تولید، کار می‌کنند را تشریح می‌کند.

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه کنند، اغلب آن‌ها دچار سردرد، کمردرد و چشم درد و … می‌شوند. با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته‌ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از دارایی‌های سازمان هستند و اگر خسته و تحت تأثیر باشند، نمی‌توانند به بهترین وجه کار کرده و کارآیی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می‌شود.

از طرف دیگر، می‌توان گفت اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم‌های نرم افزاری جدید است و بایستی مسایل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مدنظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی- اجتماعی در محیط کاری، همانند رایانه‌ای شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنش‌های فیزیولوژیک و روانی او می‌شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می‌کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می‌شود مقاومت می‌کند. و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک‌های غلبه بر مقاومت که مهمترین آن‌ها مشارکت و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند.

مقایسه انواع سیستم‌های اطلاعاتی

اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبتر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل‌های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی‌سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارش‌های اداری استفاده می‌کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارش‌های غیر رسمی ادامه می‌دهند. اتوماسیون اداری عمدتاّ یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم‌های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است. بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است.

از لحاظ حل مسأله و فضای حل مسأله نیز می‌توان کاربردهای انواع سیستم‌های اطلاعاتی را با هم مورد مقایسه قرار داد. کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختاریافته که ارتباطات غیررسمی فراوان است وفق می‌یابد. با وجود آن که سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسأله را در اختیار قرار می‌دهد، تصمیم در مورد نحوه به کارگیری آن به مدیران محول می‌شود.

نتیجه‌گیری

طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90-85 درصد بالا رفت، در حالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم‌هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره‌وری و کارآیی دفاتر هم می‌شدند. از این رو، بعد از تکامل سیستم‌های پردازش داده (DPS)، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری، سیستم‌های اتوماسیون اداری به وجود آمدند. این سیستم‌ها از طریق فناوری اطلاعاتی از امور اداری حمایت کرده و موجب افزایش کارآیی دفاتر می‌شوند. کارآیی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. اما بایستی توجه داشت که در حل یک مسأله بخش عمده‌ای از آن از طریق ارتباطات بین فردی حاصل می‌شود. مدیر و کارشناس اطلاعات باید به اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهای مکمل چنین ارتباطات بین فردی بنگرند و در عین حالی که کاربردهای اتوماسیون اداری موجب کارآیی و صرفه جویی هزینه‌ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می‌شود، از ابعاد دیگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه‌ها به وسیله چاپگر رایانه، یا افزایش پیام‌های بی اهمیت و جزیی و پخش وسیع پیام‌ها در مورد پست الکترونیک می‌شود. متأسفانه مطالعات آماری فقط نشان دهنده این هستند که کاربرد اتوماسیون اداری در حال گسترش زیادی است ولی این امر به ما نشان نمی‌دهد که آیا واقعاّ اتوماسیون اداری برای ادارات مفید است یا فقط طبق فناوری روز ورود آن به ادارات دیده می‌شود. یک مسأله مشخص است: کمپانی‌هایی که طبق مطالعات آماری اقدام به جایگزینی سیستم‌های اتوماسیون اداری در طیف وسیع می‌کنند لزوماّ موفق نیستند. بلکه مطالعات نشان داده است بهتر است در هر اداره از اتوماسیون اداری در جایی که مفید واقع می‌شود و واقعاّ به آن نیاز است استفاده بشود. در مقاله بیزینس ویک اشاره شده کمپانی‌هایی که بهترین اهداف را از بکارگیری اتوماسیون اداری کسب کرده‌اند و بالاترین کارآمدی را دارند آن‌هایی هستند که مشخصاّ از اتوماسیون اداری در جای مربوط استفاده می‌کنند.

نکته آخر و مهم این که در کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آن‌ها بایستی به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تکنیک‌های مناسب غلبه بر مقاومت آن‌ها نیز توجه اساسی داشته باشیم و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به کارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهم‌ترین عامل ایجاد کننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجرا کننده آن است.

منبع:

طالقانی، محمد و حسنی مقدم، شیوا، (1390). “مقدمه‌ای بر اتوماسیون اداری با رویکرد سیستم‌های اطلاعاتی”، عصر فناوری اطلاعات، شماره 72، ص 143-138